5S

Der 5S Arbeitsplatz – der qualitative Arbeitsplatz

Was wün­schen sich Füh­rungs­kräf­te und Mit­ar­bei­ter, die in ih­rem Ar­beits­um­feld über ei­nen Schreib­tisch ver­fü­gen? Er soll­te hell, freund­lich und zweck­mä­ßig sein, er­go­no­misch gut auf­ge­baut sein, aber auch die Pri­vat­sphä­re soll­te ein­ge­hal­ten wer­den.

Aber was ist mit den vie­len Ak­ten, Auf­ga­ben, Ord­nern, Post- und Un­ter­schrifts­map­pen? Wie soll­te hier die An­ord­nung sein? Es gibt be­stimmt vie­le Ideen und Tipps, aber die bes­te und sinn­volls­te Me­tho­de, die wir ken­nen­ge­lernt ha­ben ist im­mer noch die 5S Me­tho­de, d.h. ei­nen 5S Ar­beits­platz auf­bau­en.

Wo­durch zeich­net sich der qualitative Ar­beits­platz damit aus?

  • Es wer­den alle Un­ter­la­gen in 60 Se­kun­den ge­fun­den.
  • Der 5S Ar­beits­platz ist wie ein Cock­pit auf­ge­baut.
  • Was täg­lich be­nö­tigt wird, ist di­rekt greif­bar, was wö­chent­lich ist et­was wei­ter ent­fernt, usw.
  • Es exis­tiert kei­ne Dop­pel­ab­la­ge.
  • Es wird da­bei nach Ar­chiv, Nach­schla­ge­wer­ke und Bü­ro­ak­ten un­ter­schie­den.
  • Alle Ord­ner, Ak­ten, Hän­ge­ord­ner, usw. sind be­schrif­tet.
  • Die Men­ge an Bü­ro­ma­te­ri­al am Ar­beits­platz übers­teigt nicht den Be­darf von ei­ner Wo­che.
  • Ab­la­ge­körb­chen max. 3.
  • Pri­va­te Din­ge sind sinn­voll in­teg­riert.

Wie wird ein 5S Ar­beits­platz er­reicht?

Das 1. S sagt: Sor­tie­re aus – ent­le­di­gen, aus­sor­tie­ren von un­nö­ti­gen Din­gen. In der Pra­xis sieht dies so aus, dass ein­mal al­les aus den Schrän­ken und Schub­lä­den aus­ge­räumt wird. Es wer­den nur die Din­ge be­hal­ten, die un­be­dingt nö­tig sind. Denn we­ni­ger ist da­bei mehr. Was nicht be­nö­tigt wird fliegt raus?

Das 2. S sagt: Sys­tem­ati­sche Ord­nung – ein­ord­nen, auf­räu­men, sys­te­ma­tisch Ord­nung schaf­fen sowie An­ord­nung der not­wen­di­gen Ge­gen­stän­de am rich­ti­gen Platz zur Schaf­fung ei­nes op­ti­ma­len und ef­fek­ti­ven Um­fel­des.

Das 3. S sagt: Sau­ber hal­ten – ei­gen­verant­wort­lich den Ar­beits­platz sau­ber hal­ten. Ar­beits­uten­si­li­en, Hilfs­mit­tel wie Te­le­fon und das Um­feld sind sau­ber und ein­satz­be­reit und wer­den auch sau­ber ge­hal­ten. Das Sauber halten, sollte dabei kontinuierlich stattfinden.

Das 4. S sagt: Stan­dard­isie­ren – sich für ver­bind­li­che Stan­dards und Re­geln ent­schei­den. Die­se Re­geln und Stan­dards wer­den ge­mein­sam im Team ent­schie­den. Es gibt kla­re Re­geln für die Ab­la­ge, Be­schrif­tung, An­ord­nung der Ord­ner auf dem Com­pu­ter, Ser­ver, Mai­lpro­gramm. Stan­dards sind po­si­ti­ve Re­geln, An­ord­nun­gen und Ver­bes­se­run­gen am Ar­beits­platz, die sicht­bar ge­macht wer­den.

Das 5. S sagt: Selbst­dis­zip­lin und lfd. Ver­bes­se­rung – ein­hal­ten der Stan­dards und stän­dig wei­ter ver­bes­sern. Den ei­ge­nen Ar­beits­platz lau­fend kon­trol­lie­ren, kei­ne Feh­ler an­neh­men, selbst kei­ne Feh­ler ma­chen und auch kei­ne Feh­ler wei­ter­ge­ben, dann sind Sie mit dem 5. S gut unterwegs.

Wel­che Vor­tei­le hat ein 5S Ar­beits­platz?

5S ist eine Me­tho­de aus dem Lean Ma­na­ge­ment. Lean Ma­na­ge­ment ist eine Ma­na­ge­ment-Phi­lo­so­phie, die sich durch das gan­ze Un­ter­neh­men zieht. Ein 5S Ar­beits­platz ist hoch op­ti­miert, d.h. durch den ef­fek­tiv auf­ge­bau­ten Ar­beits­platz kann we­sent­lich schnel­ler ge­ar­bei­tet wer­den. Die un­nö­ti­gen und zeit­rau­ben­den Such­zei­ten ent­fal­len und es wird somit al­les in 60 Se­kun­den ge­fun­den, das gilt auch für Ver­tre­tun­gen beim Kol­le­gen. Durch Stan­dards und kla­re Re­geln sind die Ar­beits­plät­ze ge­mein­schaft­lich gleich struk­tu­riert und auf­ge­baut. Es ist ein leich­te­res und ef­fi­zi­en­te­res Ar­bei­ten. Es wird mehr Zeit ge­won­nen, die für den Kun­den be­nö­ti­gt wird. Überstun­den wer­den sel­ten.

Fa­zit: Ein Un­ter­neh­men, das zu­kunftso­ri­en­tiert aus­ge­rich­tet und kun­de­no­ri­en­tiert ist und kei­ne Res­sour­cen wei­ter auf­bau­en will, ist ein Ar­beits­platz nach 5S ein muss und kei­ne „Kann-Fra­ge“!