Lean Management in der Verwaltung -Ergebnisse erreichen, die bisher unmöglich waren

Um was geht es bei Lean Administration?

Ebenso wie Lean Production befasst sich Lean Administration mit Gedanken, die eine Optimierung und effizientere Gestaltung der Prozessabläufe. Schließlich sollen mit wenig Aufwand produktivere Ergebnisse im Office erzielt werden. Außerdem wird Lean Mangement dazu genutzt, um die Mitarbeiter zur eigenständigen Selbstorganisation zu befähigen und ihnen ein Verständnis zu geben, Wichtiges und Unwichtiges zu unterscheiden.

Lean Management Verwaltung

Weitere Ziele:

  • Minimierung der Durchlaufzeiten sowie die Reduzierung der Schnittstellen im Prozess, um dadurch resultierende Kosten zu senken.
  • Tägliche Verschwendung, d.h. alles was Kosten verursacht und zu Zeitverlusten führt, ohne den Wert einer Leistung aus Sicht des Kunden zu steigern, soll eliminiert und eine klare Kundenorientierung hergestellt werden. Eine Studie des Fraunhofer Institut besagt, dass in den Büros nur 68 % der Tätigkeiten produktiv sind und 32 % Verschwendung.
  • In diesem Zusammenhang kommt vor allem dem visuellen Management eine große Bedeutung zu, um das eigenständige Arbeiten der Mitarbeiter zu fördern. Durch das visuelle Management werden Handlungsfelder und Probleme transparent aufgezeigt.

Im Gegensatz zur Produktion sind die Prozesse im Office oftmals nicht sichtbar. Zu den Potenzialen zur Verbesserung gehören z.B. Unmengen an eMails, zu lange dauernde Besprechungen oder nicht rechtzeitig gelieferte Unterlagen.

Beispiele für versteckte Verschwendungen sind Nacharbeit, mehrfaches Ausführen von Tätigkeiten sowie nicht klar definierte Verantwortungsbereiche der Mitarbeiter.


Für wen ist Lean Management im Office gedacht?

Für alle Unternehmen, die zwar in die Produktion verändert haben, aber jetzt im Office gleiche und/oder bessere Ergebnisse erreichen wollen. Wo treten im Office z.B. Verschwendungen auf, die massiv reduziert werden müssen? Die 7 typischen Bürosünden:

  • Informationsüberfluss
  • Unnötiger Informationstransport
  • Unnötige Wege
  • Wartezeiten / Liegezeiten
  • Nutzlose Tätigkeiten
  • Nicht benötigte Bestände
  • Fehler / Unklarheiten

Diese Verschwendungen werden im Team mit dem sogenannten PDCA-Zyklus gelöst und sofort in die Praxis umgesetzt.

  • Eigene PDCA-Analyse
  • Was genau ist das Problem?
  • Warum ist es ein Problem?
  • Wer ist daran beteiligt?
  • Gibt es Zahlen, Daten, Fakten (ZDF)?
  • Wie ist der Prozess – in kurzen Schritten beschrieben?
  • Was ist der Output und Wozu?
  • Kaskaden-Technik (5 x Warum-Technik)
  • 6-W-Technik (Wer, Was, Wann, Wie, Wo, Weshalb)

5S, Kanban und Standardisierung sind wichtige Methoden und Werkzeuge im Office. Auch die Prozessanalysen spielen bei Lean Management eine maßgebliche Rolle.

Und das Schöne, die Erfolge in den Workshops werden sofort gemessen. Was kann das z.B. sein?

  • Bestände
  • Qualität
  • Durchlaufzeit
  • Flächen
  • Entfernungen
  • Produktivität
  • Durchlaufzeit
  • Flächen / Entfernungen
  • Produktivität
Lean Management Verwaltung Erfolg

5S-Methode – die Kunst der kleinen Schritte

  1. Stufe: Sortiere aus, sorge für Ordnung
  2. Stufe: Stelle alles an seinen Platz
  3. Stufe: Standards festlegen
  4. Stufe: Standards dokumentieren
  5. Stufe: Selbststeuerung durch Selbstdisziplin

Was bringt Lean Administration?

Nach den enormen Erfolgen des Lean-Konzepts in der Produktion dreht sich Lean auch auf die administrativen Bereiche aus. Vor allem in Industrieländern mit vergleichbar hohen Gehaltsniveaus, wie z.B. Deutschland, wird die Optimierung im administrativen Bereich immer bedeutsamer. Die zunehmende Erkennung des enormen Potenzials im indirekten Bereich führt dazu, dass vermehrt Unternehmen den Leitgedanken des Lean Office aufnehmen und eine Produktivitätssteigerung in der Verwaltung anstreben.

Die verschiedenen Lean-Methoden wie 5S, Wertstromanalyse etc. sind im Wesentlichen auf bestimmte Ziele ausgerichtet. Das erste Prinzip, welches dahintersteckt, ist, den internen und externen Kundenwert zu steigern. Dies wird durch die Vermeidung von Verschwendung erreicht. Als Verschwendung werden alle Tätigkeiten bezeichnet, für die der Kunde nicht bereit ist, zu bezahlen. Die Erfahrung aus zahlreichen durchgeführten Optimierungsprojekten zeigt, dass im administrativen Bereich ein Verschwendungsanteil von durchschnittlich 50 % vorliegt. Dies ist hauptsächlich auf schlecht abgestimmte und ineffiziente Prozesse zurückzuführen.

Lean Management Verwaltung Business

Erfahrungen zeigen, dass der Büroalltag von Tätigkeiten geprägt ist, die Zeit kosten, ohne irgendeinen Nutzen zu bringen.

Die hauptsächliche Zielsetzung muss deshalb sein:

Wenn wir davon ausgehen, dass alle Verschwendungstätigkeiten je nach Funktion ca. 30 % der Bürotätigkeiten ausmachen, und wenn es uns gelingt, diese Verschwendung im Büro auch nur um die Hälfte zu reduzieren, hat man 5 – 10 % der Arbeitszeit für sinnvolle Dinge freigemacht. Im Assistenzbereich dürfte der prozentuale Anteil sogar noch höher sein. Und somit bliebe mehr Zeit für aktive Chefentlastung.

Häufige Fragen

Was ist Lean Management?

Geht Lean Management nur in der Produktion?

Für welche Unternehmen ist Lean Management geeignet?

Ist unser Unternehmen zu klein für Lean Management?

Inwieweit lässt sich durch Lean Management Wettbewerbsvorteile erzielen?

Wie gewinne ich meine Mannschaft für Lean Management?

Aus dem BXB Blog

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