Wie Kata Management Ihren Unternehmenserfolg beflügelt

Stellen Sie sich ein Führungsinstrument vor, das eine motivierende Unternehmenskultur auslöst und Ihre Mitarbeiter befähigt, selbstständig tägliche Prozessverbesserungen durchzuführen, um herausfordernde Ziele zu erreichen. Ein Führungsansatz, wo sich Mitarbeiter aber auch Führungskräfte wohlfühlen.

Was ist Kata?

Der Begriff stammt aus dem japanischen Kampfsport und bezeichnet die detaillierte Festlegung von Bewegungsabläufen unter Berücksichtigung der Zeit.

Wo hat Kata seinen Ursprung?

Seit vielen Jahren behauptet sich Toyota an der Spitze der Automobilindustrie. Dies hat Toyota nur geschafft, weil die kontinuierliche Verbesserung ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur wurde. Der Schlüssel sind die Führungskräfte, um genau zu sein, ist es die Art und Weise  wie sie  im Verbesserungsprozess führen. Im Zentrum steht dabei die „Katas“.

Die Erfolgsformel im Verbesserungsprozess

Eine kontinuierliche Verbesserung als selbstverständlichen Teil der täglichen Arbeit bei allen Menschen im Unternehmen und dabei ausgerichtet auf die Erreichung der Unternehmensziele, passiert nicht von alleine. Dazu gehört eine entsprechende Unternehmenskultur. Was aber beeinflusst das Denken und Handeln von Menschen in einem Unternehmen? Das ist das Führungsverhalten.

Damit diese Kultur entsteht, sind vier Faktoren entscheidend:

  • Richtung geben
  • Fähigkeiten entwickeln
  • Richtige Prioritäten setzen
  • Selbstmotivation ermöglichen

1. Richtung geben

Verbesserung braucht Richtung. Denn sonst sind alle Vorschläge oder Ideen nur beliebig und Verbesserung bleibt Glückssache. Damit Verbesserung kontinuierlich und zielgerichtet funktioniert, benötigen wir eine langfristige Herausforderung ausgerichtet auf ständige Verbesserung von Produkten und Prozesse. Von dieser langfristigen Herausforderung leiten dann alle Bereiche ihr jeweils nächstes Etappenziel im Verbesserungsprozess ab, um so dann gemeinsam in die gleiche Richtung zu arbeiten.

2. Fähigkeiten entwickeln

Auch wenn wir die Ziele vor Augen haben, so machen wir uns nicht automatisch auf den Weg. Nur wenn wir das Gefühl haben, dass es eine Chance gibt, die Fähigkeiten zu beherrschen, die Hindernisse aus dem Weg zu räumen, werden wir  die  Herausforderung  annehmen.  Wenn  wir also im Unternehmen wirklich die Herausforderungen oder auch strategische Durchbruchziele angehen wollen, müssen wir die Mitarbeiter mit Problemlösungstechniken vertraut machen. Trainings reichen hier alleine nicht aus. Menschen lernen leider nur 10 % aus dem Training, 20 % aus Beobachtung und 70 % durch selber tun. Die Problemlösungsfähigkeit muss also bei der täglichen Arbeit erfolgen. Und wer kann das in einem Unternehmen machen? Natürlich die Führungskraft.

D.h. führen im Verbesserungsprozess bedeutet vor allen, ständig täglich Problemlösungsfähigkeit bei allen Mitarbeitern zu entwickeln. Damit wird Problemlösungsfähigkeit zu entwickeln zur täglichen Führungsaufgabe. Die Richtung und die besten Fähigkeiten nützen aber nichts, wenn die Motivation fehlt, Hindernisse Schritt für Schritt aus dem Weg zu räumen.

3. Richtige Prioritäten setzen

Wie würden Sie eine Krisensituation managen? Sie würden auf  einem  täglichen  oder  sogar  auf einem stündlichen Statusbericht bestehen. Das kennen wir so alle    auch  Ihre  Mitarbeiter. Übersetzt heißt das jetzt, wenn etwas wirklich wichtig  ist, so fragt mich mein Chef täglich danach. Wenn also Verbesserung nicht die gleiche Priorität einer Krise hat, so gewinnt immer das Tagesgeschäft. Wenn wir Verbesserung die nötige Priorität geben wollen, so müssen wir täglich nach Verbesserungen fragen und nicht einmal beim nächsten Teammeeting  als letzten Agendapunkt unter sonstiges.

4. Selbstmotivation ermöglichen

Selbstmotivation kann nur entstehen, wenn wir das Gefühl haben auch selbst etwas entscheiden oder auch gestalten zu können. Deshalb brauchen wir im Verbesserungsprozess einen lösungsfreien Führungsansatz, der den Mitarbeitern den nötigen Freiraum gibt selbst über die Realisierung innerhalb der Richtung zu bestimmen. Nur dann werden sich Ihre Mitarbeiter mit Begeisterung für die Ziele einsetzen.

Was hat Bergsteigen mit Kata Management zu tun?

Wenn wir kein Ziel oder keine klare Richtung vor Augen haben, so endet jeder Nachmittagssparziergang mit der Überlegung bei einem Hindernis, macht es überhaupt Sinn durch diesen Matsch zu gehen oder diesen reißenden Fluss zu überqueren oder ist es nicht bequemer einfach nur am Fluss entlang zu laufen. Ganz anders bei einer Expedition zum Mount Everest. Mit diesem Ziel vor Augen, stellt sich erst gar nicht die Frage, ob wir den Fluss überqueren sollen oder nicht.

Nehmen wir an wir wollen den Mount Everest besteigen. Bei einer Expedition können wir natürlich nicht gleich einfach nur so losstürmen. Es gibt einige Vorbereitungen zu treffen. Von welcher Höhe aus starten wir die Besteigung. Nehmen wir an wir befinden uns auf einer Höhe von 500m. So können wir nicht losgehen mit dem Gedanken auf einmal die 8848 m zu erreichen. Bei  dieser Herausforderung ist es logisch, dass wir uns die Strecke sinnvoll einteilen, also ein nächstes Etappenziel zu definieren. Wir wissen, dass wir noch weitere Etappenziele vor uns haben, um das übergeordnete Ziel zu erreichen. Wir machen uns Schritt für Schritt auf dem Weg, um die Hindernisse (z.B. Spalten, Flüsse, Eisfläche) zum nächsten Zielzustand aus dem Weg zu räumen. Dieses schrittweise Experimentieren werden wir solange wiederholen bis zur übergeordneten Herausforderung. Jeden Tag mit der Überlegung wo sind wir jetzt und wo ist der nächste Zielzustand.

Diese Trainingsroutine besteht aus 4 Elementen, die wir auch als die Verbesserungs-Kata bezeichnen.

  • Element 1: Richtung geben
  • Element 2: Ausgangssituation erfassen
  • Element 3: Nächsten Ziel-Zustand definieren
  • Element 4: Schrittweise Experimentieren

Diese Vorgehensweise wird in Unternehmen genutzt, um die selbstständige Problemlösungsfähigkeit bei Mitarbeitern zu steigern.

Warum wollen Chefs auf Kata Management nie mehr verzichten?

Wir haben das komplette Unternehmen analysiert, die Prozesse verbessert, Strukturen angepasst und auch viele Abläufe rausgenommen, die nicht mehr nötig waren. Aber das Ganze haben wir nur erreicht, weil die Führungskräfte und die Mitarbeiter voll mit gemacht haben.

Durch Kata Management haben meine Führungskräfte einen völlig anderen Führungsstil übernommen. Dieser Stil ist geprägt von Wertschätzung und ein ganz anderes miteinander umgehen. Die Mitarbeiter bringen sich viel mehr mit ein, sie übernehmen mehr  Verantwortung  in  ihren  Bereichen. Meine Menschen im Unternehmen arbeiten jetzt leistungsorientiert und erzielen wesentliche bessere Ergebnisse. Kein Dienst nach  Vorschrift.  Wir  können mit Stolz sagen, unser  Change-Projekt haben wir erfolgreich umgesetzt und das Unternehmen ist gut aufgestellt für die Zukunft.

„Meine Familie profitiert auch davon. Früher bin ich mit Sorgen beladen nach  Hause  gefahren. Heute bin ich viel gelöster und sehe positiv in die Zukunft!“ So der Chef eines mittelständischen Unternehmens.

Warum sind Führungskräfte über Kata Management so froh?

Früher habe ich mich damit rumgequält, dass viele der Mitarbeiter lustlos, vergesslich und unmotiviert sind. Es kamen dann Aussagen, wie z.B. ich habe soviel zu tun, ich bin nicht dazu gekommen. Wir haben mit allen Mitarbeitern über die Veränderungen, Vorhaben und die Ziele gesprochen. Haben im Team gemeinsam überlegt, welchen Teil können wir dazu beitragen, so dass jeder Mitarbeiter weiß was er in seinem Bereich als Ergebnis liefern muss. Heute bin ich zu einem verabredeten Zeitpunkt bei dem Arbeitsplatz meines Mitarbeiters. Als Führungskraft konzentriere ich mich darauf, dass die Richtung stimmt, Lösungen kommen aber nicht mehr von mir, sondern von meinem Mitarbeiter. Das Gespräch findet auf Augenhöhe statt. Meine Mitarbeiter sind ganz anders drauf und mir selbst macht es auch wieder mehr Spaß.

Kata Management zu verstehen und auch die Coaching-Kata richtig umzusetzen, dafür wurde ich als Führungskraft qualifiziert. Es war am Anfang sehr ungewohnt die Gespräche mit den Mitarbeitern zu führen. Aber als ich merkte, wie die Mitarbeiter mitgehen, habe ich immer mehr Sicherheit in meiner Gesprächsführung gewonnen.

Warum machen Mitarbeiter freiwillig mit?

  • Mein Vorgesetzter hört mir zu, wenn ich Vorschläge mache.
  • Mein Chef gibt mir das Gefühl, ein Partner zu sein und kein Befehlsempfänger
  • Wir haben jetzt ein wesentlich besseres Betriebsklima.
  • Mir macht die Arbeit jetzt wesentlich mehr Spaß. Es war am Anfang neu und ungewohnt, aber ich komme jetzt sehr gut zurecht.
  • Ich kann jetzt an den Zielen mitarbeiten; es gefällt mir sehr gut, wenn ich die Ergebnisse sehe und weiß was mein Anteil ist.
  • Wenn ich es mir so recht überlegen, so möchte ich in keinem Unternehmen mehr arbeiten, wo Kata Management nicht einsetzt wird.

Was ist das besondere an Kata Management?

Wenn Sie ein Betriebsklima schaffen wollen, wo es gilt: „Jeder jeden Tag ein bisschen besser werden!“ Dann benötigen Sie ein Management-Instrument, das Führungskräfte befähigt, Mitarbeiter so zu steuern und zu führen, damit Verbesserung zur täglichen Selbstverständlichkeit in allen Prozessen wird. Nicht jeder wie er möchte, sondern alle bewegen sich in eine Zielrichtung. Die Prob- lemlösungsfähigkeit wird sich aber nur soweit entwickeln wie sie von der Führung gefordert und gefördert wird. Unternehmen, die es schaffen ihre komplette Mannschaft darauf auszurichten, erzielen einen entscheidenden Wettbewerbsfaktor.

Lean Management / Kata Management – warum passt das so gut?

Unternehmen, die Lean-Tools eingeführt haben, waren am Anfang damit sehr erfolgreich. Bei der kontinuierlichen Verbesserung, waren es aber immer nur die Mitglieder des Kaizen-Teams, die die Prozessverbesserung voran trieben. Führungskräfte waren der Meinung, dass sie sich mehr um  die Ziele kümmern mussten. Die Mitarbeiter hatten keine Zeit, denn was sollten sie zuerst machen, sich um die Kunden oder um die Workshops kümmern. Die Lean-Experten waren der Meinung, dass sich alle nur im aktiven Tagesgeschäft an die Standards halten müssten, was aber leider nicht der Fall war.

Was war das Problem? Es zog sich eine rote Trennungslinie zwischen Tagesgeschäft und der Verbesserungstätigkeit. Was wurde aber gebraucht? Ein System, in dem Verbesserung ein Teil der Tagesarbeit ist. Genau dieses System verbirgt Kata Management in sich. Lean Management und Kata Management richtig umgesetzt katapultiert Unternehmen nach vorne.