Lean Office ist die beste Art, um effizienter und effektiver im Büro zu arbeiten. In Unternehmen in denen Lean Office Management eingeführt und ein Lean Arbeitsplatz aufgebaut wurde, zeigte sich eine wesentlich höhere Effektivität und schnellere Abwicklung von Prozessen.
Auch abteilungs- und bereichsübergreifende Probleme werden transparent, die ineffizientes Arbeiten und Fehler unmöglich machen. Gerade die täglichen Herausforderungen lösen die Entscheidung für Lean Office Management aus.
Lean Office Definition
Lean Management ist eine Management-Philosophie und beschränkt sich bei Lean Office auf den Verwaltungsbereich. Man möchte hier den Gedanken von einem schlanken Unternehmen auf den Verwaltungsbereich einem Lean Arbeitsplatz übertragen und schlanke Verwaltungsprozesse erzielen. Dazu gehören nicht nur Lean Administration, sondern alle Büro- und Verwaltungsprozesse – also alle Abteilungen, die über Schreibtische verfügen. Und dazu gehören auch zum Beispiel die Bürobereiche der Entwicklung, Fertigung und Vertrieb. Den Vertrieb dann mit dem Gedanken aus Lean Office Management im Zusammenhang mit Lean Management Vertrieb aufbauen.
Auch bei Lean Office Management soll ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, in dem Verschwendung von Zeit und unnützen Dingen minimiert werden. Das Ergebnis ist eine verbesserte Produktivität durch Vermeidung von Verschwendung und Erhöhung der Wertschöpfung. Diese Produktivität kommt am Ende dem Kunden zugute, denn alle Prozesse und Abläufe werden auf die Kunden ausgerichtet. Bei der Umsetzung von Lean Office Management werden Techniken und Prinzipien aus der Fertigung genutzt. Die bekannteste Lean Methode ist dabei die 5S-Methode.
Hierzu einige Beispiele für Lean Office
- Liefertermine werden nicht eingehalten
- Zu lange Reaktionszeiten
- Hohe Fehlerquoten
- Komplizierte und teure Prozesse
- Lange Durchlaufzeiten
- Viele Störungen
- Fehlzeiten und Überstunden
- Hohe Reklamationskosten
- Große Überbelastung
Zielsetzung von Lean Office
Die Praxis hat gezeigt, dass die Einführung folgende Ziele erfüllt:
- Lean Office Management schafft Übersicht im Büro und lässt die Arbeitsabläufe für alle nachvollziehbar und transparent werden
- Klar definierte Standards im Lean Management in der Verwaltung führen zu schnellen Durchlaufzeiten
- Kürzere Bearbeitungszeiten steigern die Wertschöpfung
- Mehr Zeit für das wirklich wichtige gewinnen – mehr Zeit für den Kunden
- Alle Mitarbeiter tragen den Veränderungsprozess mit, entdecken Optimierungspotenziale und leiten Verbesserungen selbst ein
Merkmale von Lean Office – Der feine Unterschied
Wie unterscheidet sich Lean Office Management von anderen Projekten?
- Hierarchie- und funktionsübergreifende Zusammenarbeit
- Kleine Workshops, kleines Gebiet, tief im Prozess
- Schnelle Umsetzung
- Ergebnisorientiert (wird gleich gemessen)
- Direkte Kontakte, Konsens der Entscheidungen von jedem Team-Mitglied
- Direkt umsetzen
- Kreativität aller Mitarbeiter wird einbezogen
- Hohe Durchdringung durch Modul-Effekte
Höhere Effektivität und Produktivität durch einem Lean Arbeitsplatz
Viele Unternehmen sind über die Jahre gewachsen. Die Organisation und Struktur, die vor Jahren noch gut passte hat sich den Bedürfnissen in der heutigen Zeit nicht angepasst. Was vor Jahren noch als reine Verwaltung gedacht war, sollte heute eher ein professionelles Kundenkontaktzentrum sein.
Auf der einen Seite sollen Mitarbeiter nach wie vor ihre Verwaltungsaufgaben übernehmen, auf der anderen Seite dann auch noch gleichzeitig den Kunden effektiv betreuen und an das Unternehmen binden. Das funktioniert so nicht.
Die Frage ist, wie kann mehr Zeit gewonnen werden, die effizient für den Kunden investiert wird? Genau hier setzt Lean Office an.
Die sieben Arten der Verschwendung
Kaizen oder auch Lean Management unterscheidet sieben Hauptgruppen an Verschwendungsarten. Dabei spielt es für Lean Office nicht die Rolle, ob es jetzt sechs, sieben oder sogar acht Arten der Verschwendung sind. Wichtig ist, dass diese Verschwendungen von den Mitarbeitern erkannt und eigenverantwortlich beseitigt werden.
- Bestände
- Überinformation
- Wartezeiten und Suchzeiten
- Ungünstiger Informationstransfer und Handling
- Ungünstige Organisation des Arbeitsprozesses
- Arbeitsfehler und Nacharbeit
- Bewegung
Beispiel für einen herkömmlicher Arbeitsplatz ohne Lean Office
Was bedeuten diese Verschwendungsarten im Lean Office
Schauen wir uns die Verschwendungsarten etwas genauer an. Was verstehen wir unter Bestände im Office? Beispiel: Arbeitsbestände in langen ToDo-Listen, offene Anfragen, Rückstände, Überbestellung von Büromaterial oder auch Aktenschränke voll mit Kopien.
Was heißt Überinformation? eMails an Riesenverteiler, mehr Informationen an den Kunden als erwünscht oder auch Statistiken der Statistik wegen, usw.
Unter Wartezeiten und Suchzeiten finden wir das Warten auf Besprechungs-Teilnehmer und Kollegen sowie das Warten auf Rückruf, Entscheidungen oder Unterschriften. Aber auch das Suchen von Arbeitsmitteln, Daten oder Dokumenten, usw.
Ungünstiger Informationstransfer und Handling: Neueingabe von Daten wegen inkompatibler Systeme, Aufträge/Anfragen werden unpräzise oder missverständlich formuliert, usw.
Ungünstige Organisation des Arbeitsprozesses: Schlechte oder ungünstige Ablage- bzw. Ordnungsstrukturen, Doppelarbeit durch unklare Zuständigkeiten, Probleme bei Vertretung, Bearbeitungsschritte ohne Kundennutzen, usw.
Arbeitsfehler und Nacharbeit: Fehlerhafte oder falsche Unterlagen, falsche Auskunft geben, Fehler im Arbeitsablauf machen, Fehlerhafte Dateien oder Formate, usw.
Bewegung: Wichtige Partner zu weit entfernt, lange Dienstreise für kurze Termine, manuelles Holen von Informationen, usw.
Wie kann Lean Office bei diesen Verschwendungen unterstützen
Lean Office startet immer am eigenen Arbeitsplatz, um diese Verschwendungen zu beseitigen und am Ende an einem Lean Arbeitsplatz zu arbeiten. Gemeinschaftlich im Team entwickelte Standards im Lean Office, helfen Fehler zu minimieren. Genauso werden die einzelnen Prozesse analysiert und alles Unproduktive entfernt. Durch diese Vorgehensweise incl. Umsetzung von 5S aus Lean Office werden sukzessive die Verschwendungen eliminiert. Einmal begonnen und die Mitarbeiter gut abgeholt, macht es den Mitarbeiter auch Spaß in einem solchen Arbeitsumfeld zu arbeiten. Dies gelingt nur, wenn Sie Ihre Mitarbeiter auch eigenverantwortlich in diesem Change-Projekt einbinden.
Fazit: Durch Suchen werden im Durchschnitt 20 – 30 Tage pro Mitarbeiter im Jahr verschwendet. Wir sind der Meinung: Ein guter Grund, um mit Lean Office Management direkt zu starten.
