Die Vertriebsoptimierung beginnt bei der Auswahl und Gewinnung von Kunden, über die Bindung von Stammkunden bis zur Rückgewinnung von verlorenen Kunden. Dabei unterscheidet es sich von Branche zu Branche wie die Vertriebsprozesse im Einzelnen zu gestalten sind. Eine Vertriebsoptimierung mit BXB berücksichtigt dabei nicht nur die wesentlichen 8 Elemente von Lean Management, sondern auch das neue Vertriebsmodell – Inside Sales -. Ein kostengünstiges Vertriebsmodell, das sich bereits in vielen Branchen hervorragend bewährt hat.
Der Kunde steht dabei immer im Mittelpunkt – weshalb? Wenn sich Unternehmen von ihren Wettbewerbern unterscheiden wollen, spielt die Qualität der Vertriebsprozesse – also die Vertriebsoptimierung – als Strategische Erfolgsposition eine wichtige Rolle. Also ist die erste Frage – wie kann das bestehende Angebotsportfolio auf die Kundenwünsche abgestimmt werden? Die zweite Frage muss dann lauten – wie schaffen wir uns einen Vertrieb, der Kunden kompetent und schnell im Rahmen der Entscheidungsprozess und in den Vertriebsprozess Phasen gut begleitet, um eine höhere Erfolgsquote zu erreichen. Damit kommt der Vertriebsoptimierung eine wichtige Bedeutung zu. Genau hier kränkelt es bei vielen Unternehmen. Unternehmen kommen nicht darum, sie müssen eine Vertriebsoptimierung durchführen, wenn sie überleben wollen.
Was ist unter einer Vertriebsprozess Definition zu verstehen?
Der Vertriebsprozess B2B aus der Sicht des Unternehmens beschreibt alle notwendigen Maßnahmen und Aktivitäten im Vertrieb vom Prozessbeginn bis zum Prozessende, um eine höhere Wertschöpfung hin zum Kunden zu erreichen, aber auch alle Verschwendungselemente zu reduzieren. Aus Vertriebssicht gehören hier unterschiedliche Marketing-Maßnahmen incl. Online-Marketing dazu, wenn es um den Vertriebsprozess B2B geht. Aber nicht nur die Marketing-Maßnahmen gehören zur Vertriebsprozess Definition, sondern auch die internen Abläufe, von der Bestellung bis zur Lieferung oder sogar bis zur Zahlung. Vergessen sollte man dabei nicht die Maßnahmen, für die ein Vertriebsmitarbeiter zuständig ist. Dazu zählen die Neukundenakquisition, aber auch die Stammkundenbetreuung bis zum Verkaufsabschluss.
Vertriebsprozess B2B: Warum ist die Vertriebseffizienz so wichtig?
In vielen Bereichen wurden die Prozesse optimiert. Vertriebsprozesse optimieren, daran wurde nicht gedacht oder auch nicht als notwendig gesehen. In vielen Unternehmen ist der Vertrieb noch sehr klassisch und konservativ aufgestellt.
Aber gerade, wenn Unternehmen Ihre Vertriebsprozesse optimieren, lassen sich viele Einsparpotenzial erzielen und höhere Erträge erwirtschaften. Die Frage ist also, wie kann eine Vertriebseffizienz aufgebaut werden, die aber auch nachhaltig wirkt? Bevor wir uns mit dieser Frage beschäftigen, sollen wir uns einmal anschauen, warum es bei vielen Unternehmen zu einer Stagnation der Vertriebseffizienz führt. Damit es bei Ihnen nicht dazu kommt, sollten Sie sich unbedingt mit den Ursachen beschäftigen, die zu einer Stagnation führen.
Warum kommt es bei Unternehmen zu einer Stagnation der Vertriebseffizienz?
Es lassen sich keine pauschalen Aussagen treffen, da die Besonderheiten der unterschiedlichen Branche sicherlich eine Rolle spielen. Es gibt aber einige Hauptgründe, die sich durch alle Branchen ziehen. Lassen Sie uns also mit diesen Hauptursachen beschäftigen.
- Oft wird an klassischen Vertriebsmodellen festgehalten. Um eine nachhaltige Vertriebseffizienz aufzubauen, sollte Sie Ihre Vertriebsprozesse optimieren und auch die bestehenden Vertriebsmodelle in Frage stellen. Beschäftigen Sie sich unbedingt mit Inside Sales und Hybrid Sales. Hier steckt viel Potenzial für den Verkaufsprozess Ablauf.
- In den Aufgaben sind noch zu viele Verschwendungselemente und zu wenig Wertschöpfung enthalten. Wenn wir von Verschwendung sprechen, gehören z.B. dazu: Nebenaufgaben, die sich zu großen Zeitfressern herauskristallisieren; wie weit werden Aufgaben noch per Hand erledigt bzw. wie weit sind diese schon digitalisiert; wer übernimmt im Verkaufsprozess Ablauf welche Aufgaben? Wie lange muss der Kunde warten bis er sein Angebot erhält? Wer fasst das Angebot nach?
- Sehr oft geht die Führung im Vertrieb davon aus, dass jeder Mitarbeiter weiß was bis wann zu tun ist im Verkaufsprozess Ablauf. Diese Falscheinschätzung wird sehr oft erst zu spät bemerkt, vor allem dann, wenn sich Kunden auf den Wettbewerb konzentrieren. In der Vertriebsstrategie muss ganz klar geregelt und kommunizieren werden – wer was bis wann im Verkaufsprozess Ablauf tun muss. Dazu gehören nicht nur die Vertriebsmitarbeiter, sondern auch der Vertriebsinnendienst.
- Auch Mitarbeiter können ihren Teil dazu beitragen, dass die Vertriebseffizienz auf der Strecke bleibt. Dazu zählen die fehlende Motivation und Qualifikation der Mitarbeiter. Wer nicht weiß wie etwas zu tun ist, der nur Druck verspürt und wenig Freude an der Arbeit, wird nicht das Potenzial zur Verfügung stellen, dass er sonst hätte.
Wie können Unternehmen ihre Vertriebseffizienz steigern?
- Vertriebsmodell: Wer soll wie in Zukunft die Kundengespräche führen. Wie viel Außendienst wird benötigt? Wie kann der Vertrieb von innen herausoperieren?
- Vertriebsziele definieren: Mit den Mitarbeitern die Ziele abstimmen und die Maßnahmen festlegen.
- Vertriebsprozess Phase: Es macht Sinn, den Vertriebsprozess in kleinen Schritt aufzuteilen. Sie schaffen damit nicht nur Klarheit, sondern Mitarbeiter können nach ihren Fähigkeiten sich auch auf einzelne Schritte spezialisieren.
- Mitarbeiter qualifizieren: Nur gut ausgebildete Mitarbeiter, die bereit sind ihr Leistungspotenzial auch abzurufen, sind bereit auch die vereinbarten Vertriebsziele zu erreichen.
- Sales Funnel aufbauen und überwachen: Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie viele potenzielle Kunden sich in welcher Phase der Customer Journey befinden.
- Digitalisierung im Vertrieb vornehmen: Welche Prozessschritte können digitalisiert werden, damit Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Kunden gewinnen?
Die einzelnen Vertriebsprozess Phasen
Legen Sie einen klaren und umsetzbaren Vertriebsprozess fest. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter im Verrieb die einzelnen Vertriebsprozess Phasen kennen. Denn nur ein klar definierter Vertriebsprozess verhilft Unternehmen erfolgreich zu sein und am Ende der Vertriebsprozess Phasen auch den Auftrag zu erhalten.
Es gibt Unternehmen, die bevorzugen 5 Vertriebsprozess Phasen, andere Unternehmen arbeiten mit 7 Schritte im Verkaufsprozess Ablauf oder sogar mit 8 einzelne Steps im Verkaufsprozess Ablauf. Wir wollen uns hier aber mehr auf den Vertriebsprozess B2B konzentrieren.
Lassen Sie uns zunächst die Vertriebsprozess Phasen in 5 überschaubaren Schritte anschauen:
Der Verkaufsprozess Ablauf
- Akquise: In diesen Vertriebsprozess Phasen im Verkaufsprozess Ablauf geht es um die Beschaffung neuer Leads bzw. potenzieller Kunden. In diesen Vertriebsprozess Phasen arbeiten Vertrieb und Marketing (z.B. Online Marketing) sehr eng zusammen.
- Qualifizierung der Leads: Ermittlung von kundenspezifischen Anforderungen, Ermittlung wichtiger Entscheidungsträger und Zuordnung der Angebote.
- Bedarfsanalyse: Ziel ist es, die genauen Wünsche, Ideen und Probleme des Kunden zu ermitteln, um dann ein passgenaues Angebot zu unterbreiten. So ein Kundengespräch kann auch im Verkaufsprozess Ablauf virtuell geführt werden.
- Abschluss: Der Mitarbeiter aus dem Vertrieb muss jetzt die Kaufsignale erkennen und das Kundengespräch zu einer finalen Vereinbarung führen. Dazu gehören auch die Preisverhandlung und die Vertragsbedingungen auszuhandeln.
- Nachverfolgung: Auch dieser Punkt ist im Verkaufsprozess Ablauf sehr wichtig. Denn jetzt gilt es eine langfristige Beziehung zum Kunden aufzubauen. Hier wird auch der Kundensupport integriert.
Zum Vergleich hier auch noch die 8 Schritten in den Vertriebsprozess Phasen:
- Akquise
- Qualifizierung der Leads
- Bedarfsanalyse
- Produktpräsentation
- Versand des Angebotes
- Verkaufsverhandlung und Anpassung des Angebotes
- Abschluss
- Nachverfolgung
Unabhängig für welches Modell Sie sich für Ihren Verkaufsprozess Ablauf entscheiden, sollten die Vertriebsprozess Phasen klar definiert und auch allen Mitarbeiter bekannt sein. Legen Sie auch genau fest, wer in den Vertriebsprozess Phasen was genau bis wann tun soll.
Vertriebsoptimierung ein wichtiger Erfolgsfaktor
Die strategischen Ziele eines Unternehmens werden in operativ umsetzbare Vertriebsziele umgesetzt. Ein strategisches Ziel kann auch sein, dass ohne Ressourcenaufbau Wachstum realisiert werden soll. Lean Management im Vertrieb hat hier eine ganze Reihe von Werkzeugen, die dieses Ziel Schritt für Schritt umsetzt und eine gute Vertriebsoptimierung erzielt. Hauptgründe für Veränderungen sind immer wieder:
- Verlust wichtiger Kunden
- Umsatzeinbrüche oder
- nicht erreichte Umsatzziele bzw. zu geringe Erträge.
Damit kommt der Vertriebsoptimierung einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren zu.
Vertriebscontrolling – die Erfolgskontrolle
Wie gut wird die Vertriebsstrategie umgesetzt und wie weit sind Sie mit der Vertriebsoptimierung? Führungskräfte, die sich mit dem Thema Vertriebscontrolling beschäftigen, kennen die einzelnen Aufgabenfelder in diesem Bereich.
Wie gut werden Kunden analysiert, passt das Produkt- und Dienstleistungsangebot noch zum heutigen Markt? Wie muss eine Vertriebsorganisation für die Zukunft ausgerichtet sein? Passen die einzelnen Vertriebsprozess Phasen und wo muss die Vertriebsoptimierung ansetzen?
Sie finden zu diesen Fragen sehr viele Themenfelder, womit sich die BXB im Bereich Lean Management im Vertrieb beschäftigt. Das Vertriebscontrolling hat Kennzahlen und andere Messdaten erhoben. Aber wie sieht es zum Beispiel mit der Vertriebsoptimierung aus? Wie müssen Veränderungen in den einzelnen Vertriebsprozess Phasen sinnvoll angestoßen werden?
Anderes Beispiel: Firmen haben sich von Vertriebsmitarbeitern getrennt, die ihre Leistung nicht bringen. Die restliche Mannschaft soll jetzt die Aufgaben entsprechend kompensieren. Wie müssen jetzt die einzelnen Vertriebsprozess Phasen ausschauen? Wie kann jetzt der Vertrieb neu ausgerichtet und der Aufwand reduziert werden? Wie sieht die neue Vertriebsstruktur aus?
Vertriebsmanagement – wie bereit ist ein Unternehmen für einen Wandel
Der Vertrieb stirbt aus, wenn er sich nicht verändert. Vertriebsmanager werden immer wieder mit großen Herausforderungen konfrontiert. Kunden sind durch das Medium Internet immer besser informiert. Unternehmen müssen verschiedene Vertriebskanäle bedienen, d.h. auch diese digitale Möglichkeit in den Verkaufsprozess Ablauf zu integrieren. In vielen Branchen herrscht ein harter Preiskampf. Wenn Unternehmen zu den Gewinnern zählen wollen, brauchen sie in diesem Moment einen Vertrieb, der sich ständig neu erfindet und großen Wert auf Vertriebseffizienz legt. Es ist anstrengend dies im eigenen Haus selbst voranzutreiben, aber mit externer Hilfe und mit Lean Management-Werkzeugen im Vertrieb, lässt sich dieses gut lösen.
Vertriebsberatung – Vertriebsprozesse mit System
Nur den Vertrieb optimieren reicht nicht aus. Es ist wichtig die IST-Situation kennenzulernen und dann natürlich zu wissen wo soll die Reise hingehen. Dabei werden zum Beispiel folgende Fragen und Überlegungen berücksichtigt, wenn es um die Vertriebsprozess optimieren geht:
- Wachstum ohne Ressourcenaufbau
- Produkt- und Dienstleistungsangebote
- Märkte und Kunden
- Wettbewerber beurteilen
- Information und Kommunikation
- Stärken und Schwächen im Vertrieb
- Vertriebsorganisation bewerten und neu ausrichten
- Vertriebsprozesse aufnehmen und verbessern
- Wer soll was im Prozess tun
- Vertriebswege beurteilen und optimieren
- Risiken abwägen und Frühwarnsystem festlegen
Vertriebsoptimierung – interne und externe Ressourcen nutzen
Wenn sich Unternehmen mit dem Gedanken an Vertriebsoptimierung beschäftigen, dann sollte hier auch die Überlegung mit einfließen, wie der Außendienst in Zukunft noch besser unterstützt werden kann, damit der Verkaufsprozess Ablauf stimmig ist.
Die Mitarbeiter-Ressourcen finden sich oft im eigenen Unternehmen – nämlich im Innendienstbereich bzw. in der Verwaltung. Warum nicht den Innendienst aktiv in die Vertriebsprozesse integrieren? Um hier eine gute Kombination aufzubauen, ist es sinnvoll die Prozesse im Innendienst nicht außen vor zulassen, sondern bei der Vertriebsoptimierung zu integrieren.
Vertriebsprozesse optimieren heißt einen Wandel einzuleiten, der Unternehmen für die Zukunft fit macht. „sales“ Lean Management bietet dazu wertvolle Werkzeuge, die Unternehmen bei dieser wichtigen Aufgabe Vertrieb optimieren unterstützen und auch die Umsetzung zulassen. Es hat sich gezeigt und auch bewährt, dass durch externe Unterstützung die Vertriebsoptimierung schneller voran geht und auch bessere Ergebnisse erreicht werden.
Vertriebsprozesse Optimierung – hier lohnt es sich
Vertriebsprozesse Optimierung – hier steckt viel Potenzial, aber leider passiert hier wenig. Wenn sich Unternehmen bisher mit Prozessoptimierung beschäftigt haben, dann eher mit den Entwicklungs- und Produktionsprozessen. Es ist deshalb sehr verwunderlich, da in vielen Unternehmen der Vertrieb als die wichtigste Abteilung angesehen wird.
Wenn jetzt noch die Überlegung einfließt, dass die Vertriebsorganisation der einzige Bereich im Unternehmen ist, die für Umsatz und Erträge sorgt, dann ist es noch unverständlicher, dass hier nichts passiert in Richtung Vertrieb optimieren oder viel zu wenig – gerade die Vertriebsprozesse machen Sinn.
Vertriebsprozesse Optimierung – hier steckt viel Potenzial
Wenn wir uns mit den Vertriebsprozessen beschäftigen, dann müssen sie sich die einzelnen Prozessschritte für die
- Neukundengewinnung,
- Bindung von Stammkunden sowie
- für die Rückgewinnung von verlorenen Kunden
anschauen.
Dabei sind Qualität und Kosten der Vertriebsprozesse und auch die Lieferzeit zu berücksichtigen. Um so besser der Vertriebsmitarbeiter bzw. das Angebotsportfolio auf die Kundenwünsche abgestimmt ist und um so kompetenter der Vertrieb seine Kunden im Rahmen des Entscheidungs- und Kaufprozesses begleitet, desto höher ist die Erfolgsquote.
Der Vertriebsprozess ist auch nach innen zu betrachten. Was passiert, wenn eine Kundenanfrage online erfolgt? Wie ist der weitere Anbahnungsprozess? Wie intensiv soll die Kundenbetreuung erfolgen? Welche Kunden sind lukrativ, welche sollen intensiver kontaktiert werden? Wie ist es mit der Neukundengewinnung? Welche Produkte und Dienstleistungen sollen dabei favorisiert werden? Wie sieht ein professionelles Kundenrückgewinnungsmanagement aus und wie kann dies alles in die Vertriebseffizienz abgebildet werden?
Genauso lohnt sich auch eine Betrachtung der Vertriebsprozesse bzw. Kundenprozesse direkt beim Kunden. Wie soll konkret vorgegangen werden? Welche neuen und effizienten Möglichkeiten gibt es, um die Erfolgsquote zu erhöhen? Und es stellt sich auch die Frage, warum nicht Inside Sales einführen. Mit diesen ganzen Möglichkeiten ist es zu überlegen, die Vertriebsstruktur zu ändern oder auch ganz neu aufzubauen.
Lassen sich Vertriebsprozesse optimieren – aber nachhaltig?
Eine Analyse ist Voraussetzung, um einen Überblick über die Vertriebsorganisation zu bekommen. Unternehmen stellen sich immer wieder die Frage, bei welchen Vertriebsprozessen lohnt sich eine Prozessoptimierung? Dies lässt sich nicht pauschal sagen. Am besten immer mit den Hauptprozessen beginnen. Wie hoch die Verbesserung zum Schluss sein wird, hängt von der IST-Situation in den einzelnen Unternehmen ab. Es wird sich aber herauskristallisieren, dass verschiedene Prozessschritte eliminiert werden können, weil sie unnötig und zu teuer sind. Vertriebsprozesse optimieren heißt in diesem Moment eine höhere Vertriebseffizienz zu erreichen.
Im Prinzip lassen sich Vertriebsprozesse nachhaltig verbessern – aber es sind alle Beteiligten gefordert. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden, aktiv ihre Ideen einbringen können und auch das oberste Management dahinter steht und die Veränderung einfordert. Am erfolgreichsten verlaufen in Unternehmen die Optimierungen von Vertriebsprozessen, wenn die Vertriebsprozesse optimieren in der Vertriebsstrategie verankert ist.
Vertriebsberatung – Vertriebsprozesse optimieren mit System
Vertriebsberatung benötigen auch Vertriebsleiter. Ein Vertriebsdirektor sagte einmal: „Ich schätze Spezialisten, die sich in ihrem Gebiet auskennen. Warum soll ich einem Spezialisten etwas vormachen, wenn ich in diesem Moment nur ein – Handlanger – bin.“
Neue Management-Methoden im Unternehmen ein- und umzusetzen ist nicht einfach für interne Führungskräfte. Sie stoßen auf Ablehnung bei den Mitarbeitern und haben nicht die Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, um Veränderungen in den Vertriebsprozess Phasen schnell und nachhaltig voranzutreiben. Es kommt sehr oft die Aussage, wir sind seit Jahren schon dabei, aber wir kommen nicht weiter.
Durch Vertriebsberatung neue Vertriebsausrichtung finden
Lean Management ist eine Management-Philosophie. Viele Unternehmen kennen diese Methode aus der Produktion. Gerade, weil sie es in den letzten Jahren so erfolgreich in der Produktion eingeführt haben, stellen sich Unternehmen die Einführung im Vertrieb genauso einfach vor. Als Consulting können wir dazu sagen, es ist eine ganz andere Welt. Ein Spezialist für die Produktion, würde im Vertrieb nicht akzeptiert werden.
Als Vertriebsberatung kann BXB sagen, es ist schnell, einfach und unkompliziert einzuführen, wenn man sich auskennt. Ein externes Consulting wird hier ganz anders akzeptiert.
Vertriebsberatung ja – aber wo starten?
Wo beginnen? Gibt es bereits eine Vertriebsstrategie? Wie ist die Zielausrichtung? Als Vertriebsberatung müssen wir das Unternehmen kennenlernen. Ein Aktionstag im Vertrieb ist hier sehr hilfreich. Danach werden die weiteren Maßnahmen abgestimmt. Der Aktionstag und die weiteren Workshops werden individuell auf Unternehmen angepasst.
Dabei steht nur eines im Fokus: Die Vertriebsorganisation sowie die Vertriebsprozesse mit den einzelnen Vertriebsprozess Phasen, Märkte und Kunden, Produkt- und Dienstleistungsportfolio. Das Wachstum soll dabei ohne Ressourcenaufbau erfolgen. Die Überlegung ist dabei immer, wie weit ist der Außendienst ausgelastet, wie weit kann der Innendienst integriert werden. Und wer soll später welche Kunden und welche Aufgaben in den Vertriebsprozess Phasen übernehmen. Aber auch für das neue kostensparende Vertriebsmodell – Inside Sales – sollte Platz für Überlegungen sein. Also genau überlegen, wie in Zukunft die neue Vertriebsstruktur aussehen soll.
Welches Unternehmen benötigt nicht neue Kunden. Aber wie neue gewinnen. Wie intensiv ist die tatsächliche Betreuung der Bestandskunden? Auch Kunden verloren? Wie wieder zurückholen und ein Frühwarnsystem aufbauen? Mit Lean Management im Vertrieb lässt ich dieses einfach und schnell realisieren. Klare und einfache Vertriebsprozesse auf den Punkt gebracht. Und das Ganze ohne Ressourcenaufbau.
Die BXB Lean Consulting ist eine praxisorientierte Vertriebsberatung. Alle Consulter, die Lean Management im Vertrieb umsetzen, kommen aus der Praxis, haben ein BWL-Studium und eine Ausbildung im Lean Management.
Als Vertriebsberatung lassen wir uns gerne fordern. Lernen Sie BXB kennen in einem gemeinsamen Impuls-Workshop – Lean Aktionstag im Vertrieb – Deutschland entdeckt seine neuen Potenziale im Vertrieb. Gemeinsam werden wir Ergebnisse im Vertrieb erreichen, also eine Vertriebseffizienz aufbauen, die bisher so nicht möglich war.
