Mit 5S im Büro lässt sich genauso viel erreichen, wie es die Produktion in vielen Unternehmen vorgemacht hat. Aber Produktion ist nicht gleich Büro. Hier sind die kleinen Unterschiede wichtig, denn ein Spezialist im eigenen Unternehmen, der 5S in der Produktion eingeführt hat, wird es nicht leicht haben in der Verwaltung. Warum? Was in der Produktion hervorragend funktioniert – z.B. Schablonen für die Werkzeuge (genau dort sind diese hinterlegt), wird im Büro schon schwierig – oder wer akzeptiert eine Schablone auf seinem Schreibtisch – wo der Locher zu stehen hat.
Die kleinen Unterschiede machen es. Wie ist ein optimaler Schreibtisch aufgebaut, welche Akten, Dokumente und Arbeitsmitteln sollten wo eingeräumt sein? Wieviel Büromaterial sollten im eigenen Schreibtisch vorhanden sein? Wie mit privaten Dingen umgehen?
Effizientes Arbeiten im Büro ist mit Schreibtischen, die voller Dokumente sind, nicht möglich. Hier noch einige Post-it, dort noch Ablagekörbchen und dazwischen die Kaffeetasse, Rechenmaschine und die aktuellen Akten, an denen gerade gearbeitet wird.
Ordnung zu halten ist kein automatischer Prozess, dieser muss ganz bewusst geschaffen und erhalten werden. Damit es funktioniert, ist die 5S Methode genau das richtige Werkzeug. Die 5S stehen für:
Wie ein 5S Arbeitsplatz auszusehen hat, haben wir bereits in unserem Blog: Der 5S Arbeitsplatz – der qualitative Arbeitsplatz, beschrieben.
Die Verwaltung und auch der Vertriebsinnendienst stehen z.Zt. vor großen Umbrüchen. Es finden andere Arbeitsmodelle wie z.B. Home Office statt, aber auch der Außendienst und Innendienst wird neu ausgerichtet – hin zu einer Inside Sales Abteilung. Wie auch immer die zukünftige Ausrichtung in Ihrem Unternehmen sein wird, alle Büros sollten nach der Methode 5S optimiert und aufgebaut sein. Denn, umso effizienter die Schreibtische aufgebaut sind, umso einfacher ist es auch, Tage von Zuhause im Home Office zu arbeiten oder auch neue Aufgaben zu übernehmen. Wenn Sie 5S einmal weiterdenken, so geht es anschließend auch um die Zusammenarbeit mit den angrenzenden Abteilungen.
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5S-Methode ist ursprünglich entstanden durch die Einführung von Kaizen (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bei Toyota. Toyota hat diese 5S-Methode zum Standard in seiner Produktion gemacht. Diese 5S-Methode wird nicht nur in der Produktion, sondern auch im Office
Woher kommt eigentlich die 5S-Methode? Weiterlesen »
