Restart

Der Restart aus eigener Kraft ist machbar!

Qualität ist bis heute der entscheidende Faktor bei allen Bemühungen im Kundenprozess. Qualität bedeutet dabei nicht „möglichst viel“ oder „möglich teuer“, sondern die Anforderungen der Bestands-/Neukunden zu erfüllen.

Aus der Einsicht, dass gute Qualität von guten Produkten und Dienstleistungen nicht unabhängig von dazugehörigen Prozessen erzeugt werden kann, ist gerade beim „Restart“ ein ganz besonderes Augenmerk auf sehr gute Prozesse ohne Verschwendung, aber mit hoher Wertschöpfung zu legen.

Was bringt Prozessmanagement?

Bei Einführung des Prozessmanagements werden die Prozesse systematisch auf den Kunden ausgerichtet.

Durch das Ermitteln der Kundenanforderungen und das interne Weitergeben dieser Anforderungen von Teilprozess zu Teilprozess, werden die Strukturen des gesamten Unternehmens analysiert und übersichtlich dargestellt. Es zeigt sich, welche Teilprozesse verbessert und welche ganz entfallen können.

Darüber hinaus werden die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Prozesse geklärt, was hilft, Streitigkeiten und Doppelarbeiten zu vermeiden. Der so genannte Prozessbesitzer ist dann nicht nur für den einwandfreien Ablauf des Prozesses verantwortlich, sondern auch für die ständige Verbesserung. Ziel des Prozessmanagements ist es nicht nur, die Wertschöpfung zu verbessern, sondern die Denkhaltung sämtlicher Mitarbeiter von der Unternehmensleitung bis hin zum Werker nachhaltig zu verändern.

Neben der Kommunikation wird besonders die Motivation der einzelnen Mitarbeiter gefördert, da sie an den Veränderungen aktiv teilhaben.

Würden Sie dieses Audit bestehen – gerade jetzt nach Corona?

Bewerten Sie die einzelnen Fragen nach folgendem Punkteschema: Dabei bedeuten

  • 10 Punkte, dass die beobachten Abläufe den Vorgaben des Prozessmanagements entsprechen.
  • 8 Punkte werden vergeben, wenn die Abläufe ihnen bis auf geringe Abweichungen entsprechen. 
  • Werden größere Abweichungen festgestellt, so entspricht dies einer Bewertung mit 6 Punkten.
  • 4 Punkte werden vergeben, wenn die Abläufe erhebliche Mängel aufweisen, so dass die Wirksamkeit der Regelungen nicht gewährleistet ist.
  •  Wenn die Vorgaben des Prozessmanagements überhaupt nicht berücksichtigt wurden, so führt dies zu einer Bewertung mit 0 Punkten.

(2 Punkte oder Zwischenpunkte werden nicht vergeben. Der Abstand dient dazu, die unterschiedliche Gewichtung in den Abweichungen deutlicher hervorzuheben.)

1. Prozessarbeit vorbereiten

  • Sind die Teilnehmer des Steuerkreises festgelegt und wird er in festgelegten Abständen einberufen?
  • Hat der Steuerkreis Ziele für die Einführung des Prozessmanagements und die Phase der ständigen Verbesserung festgelegt?
  • Sind die Schlüsselprozesse festgelegt?
  • Sind für alle Prozesse die Prozessbesitzer ernannt?
  • Hat der Prozessbesitzer ein Prozessteam einberufen?
  • Finden regelmäßige Treffen des Prozessteams statt?

2. Prozess beschreiben

  • Hat das Prozessteam die internen und externen Kunden des Prozesses identifiziert?
  • Wurden die Prozessergebnisse bestimmt und durch die Prozesskunden verifiziert?
  • Liegt ein Flussdiagramm und eine Prozessbeschreibung vor?
  • Wurde in der Prozessbeschreibung auf weitere, relevante Dokumente verwiesen?
  • Sind die Lieferanten des Prozesses identifiziert?
  • Wurden die Eingaben in die Prozesse festgelegt?
  • Wurden die Eingaben mit den Lieferanten abgestimmt?

3. Prozesse strukturieren

  • Hat das Prozessteam mit den Prozesskunden überprüft, ob alle notwendigen Ergebnisse erbracht werden bzw. ob die erbrachten Ergebnisse notwendig sind?
  • Wurden alle Tätigkeiten des Prozesses auf ihre Wertschöpfung hin überprüft?
  • Wurden nicht wertschöpfende Tätigkeiten eliminiert?
  • Gibt es Nahtstellenvereinbarungen an den Stellen, an dem der Prozess die Abteilung wechselt?

4. Prozesse lenken und ständig verbessern

  • Wurden Prozessziele und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung festgelegt?
  • Ist festgelegt, wer für die Messung der Ziele verantwortlich ist?
  • Wird die Trendentwicklung der Kennzahlen in Trendkarten verfolgt und analysiert?
  • Sollten die Ziele nicht erreicht sein: Wurden Korrekturmaßnahmen festgelegt?
  • Wurden Verbesserungspotenziale analysiert?
  • Sind Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine für gefundene Verbesserungsmöglichkeiten festgelegt?
  • Wurden Ursachen für im Prozess auftauchende Probleme analysiert und Abstellmaßnahmen festgelegt?

5. Prozesse stabilisieren

  • Liegen Kontrollpläne für alle Prozesse vor?
  • Beinhalten die Kontrollpläne Reaktionsmaßnahmen?
  • Wurden die Prozesse regelmäßig auditiert?
  • Sind die gefundenen Abweichungen beseitigt?
  • Wurde der Prozess ausreichend gegen Abweichungen und Fehler abgesichert?

Diese beispielhafte Fragenliste kann sowohl auf die Produktion, die Verwaltung, den Einkauf und den Vertrieb abgestimmt werden.


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