Change Prozess Phasen, um Veränderungen gut zu verarbeiten. Sie müssen diese Change Prozess Phasen verstehen, damit Ihr Change Prozess gelingt. Wichtig dabei ist aber auch, dass Sie Ihre Mitarbeiter richtig einbinden. Die Strategie steht, aber die Strukturen passen nicht mehr zu den Zielen. Change Prozesse müssen eingeleitet werden. Oft denken Unternehmen vorwiegend nur an die neue Strukturierung ihrer Arbeitsprozesse in ihrer Organisation oder wie diese noch effektiver gestaltet werden können. Wenn die Unternehmenskultur auf der Strecke bleibt, schlägt sich dies in den betriebswirtschaftlichen Zahlen nieder.
Die unterschiedlichen Aspekten im Changeprozess berücksichtigen und die Change Prozess Phasen kennenlernen
Lassen Sie uns das Anhand eines Beispiels näher erläutern. Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen möchte seine Kunden- bzw. Verkaufsprozesse optimieren. Der Innendienst soll in Zukunft ein Teil der Aufgaben vom Außendienst übernehmen. Es gilt die Reisetätigkeit zu reduzieren. Nur A- und B-Kunden besuchen und neue Kunden akquirieren. Der Innendienst soll eigenständig die C- und D-Kunden übernehmen, am Telefon beraten, Zusatzverkäufe tätigen, Leads vorqualifizieren und auch Aktionen entsprechend beim Kunden nachtelefonieren. Für einige manuelle Tätigkeiten stehen von der IT-Abteilung digitalisierte Prozesse zur Verfügung.
Die Arbeitsprozesse sowie die -inhalte werden sich in Zukunft bei beiden Bereichen wesentlich ändern. Ob Innen- oder Außendienst – die Kundengespräche werden in Zukunft anderes strukturiert sein. Von beiden Parteien wird eine ganz andere Qualität erwartet. Das setzt bei den Innendienstmitarbeiter, die in der Vergangenheit eher eine abwickelnde Tätigkeit hatten, jetzt eine aktive Kundenansprache voraus sowie bei den Außendienstmitarbeitern nicht nur die Betreuung, sondern wesentlich mehr neue Kundenkontakte.
Neben den mentalen Veränderungen werden hier ganz andere bzw. zusätzliche Fähigkeiten und Fertigkeiten erwartet. Entsprechend groß sind häufig die Ängste vor einer solchen Veränderung der Arbeitsprozesse und -strukturen. Lassen Sie es erst gar nicht so weit kommen, reagieren Sie angemessen und vorbeugend darauf. Sie sollten immer mit Widerstand aus den eigenen Reihen rechnen.
Bereits bei der Planung den kulturellen Aspekt berücksichtigen sowie die wichtige Kommunikation in Change Prozessen fördern
Bei Veränderungen von Strukturen wird viel geplant, aber die menschliche bzw. kulturelle Ebene kommt oft zu kurz. Für den Projekterfolg der Change Prozesse sind beide Faktoren entscheidend. Es wird bagatellisiert, nach dem Motto: „Soll sich doch die Führung vor Ort“ darum kümmern.
Führungskräfte sind oft auch hilflos, wenn sich die Ängste und Befürchtungen der Mitarbeiter zu massiven Widerständen gegen das Neue verfestigen. Daraus resultieren wiederum überflüssige Reibungsverluste und Nacharbeiten sowie Terminverschiebungen.
Um diesen Problemen vorzubeugen, sollten Sie bereits bei der Planung von Umstrukturierungen bzw. Ihrer Change Prozesse nicht nur die kulturellen Aspekte berücksichtigen, sondern auch die Kommunikation in Change Prozessen fördern. Als hilfreich haben sich folgende Maßnahmen herauskristallisiert:
- Bereits in der Startphase für die anstehenden Veränderungen werben
- Interne Veranstaltungen, in denen die Geschäftsleitung die Mitarbeiter über die geplanten Veränderungen informiert
- Ist der Veränderungsprozess bereits weiter fortgeschritten, so helfen individuelle Coachingmaßnahmen oder Einzelgespräche, die den einzelnen Mitarbeiter beim Meistern der Veränderung unterstützt
Die Change Prozess Phasen – die 7 Etappen
Es lassen sich sieben Phasen beim emotionalen Verarbeiten der Veränderungen beobachten.
Phase 1: Zunächst nur ein Gefühl
Die Betroffenen merken, dass sich eine Veränderung anbahnt. Man weiß noch nichts Genaues, da es offiziell noch keine Stellungnahme gibt. In der Mannschaft macht sich Unruhe breit. Gerüchte kursieren. Jetzt ist es wichtig mit den Mitarbeitern im Gespräch zu bleiben und Spielregeln für den Umgang mit dieser Situation zu vereinbaren, d.h. ganz bewusst die Kommunikation in Change Prozessen suchen.
Phase 2: Die Angst macht sich breit
Mit der Bekanntgabe des Vorhabens ist die Veränderung präsent. Hoffnungen und Befürchtungen sind akut. Die Mitarbeiter sind fassungslos und wie gelähmt. Die wenigsten können sich jetzt auf die vorgestellten Zukunftsvisionen und Chancen für das Unternehmen und für die Menschen einlassen. Zuhören und Verständnis der Verantwortlichen ist gerade jetzt gefragt in dieser Phase der Change Prozesse.
Phase 3: Die Verteidigung des Althergebrachten
Nach der ersten Furcht folgt auch gleich die Abwehr der geplanten Veränderungen, indem die Betroffenen die Notwendigkeit der Veränderung verneinen, innerlich ablehnen und das Altgewohnte bewahren wollen. Es kann sogar kurzfristig zu einer Produktivitätssteigerung kommen, um der Geschäftsleitung zu beweisen, dass die Veränderungen überflüssig sind. Es kommt zu Verärgerungen. Jeder meint zu wissen, wo es lang gehen muss. Die Notwendigkeit, sich selbst verändern zu müssen, wird nicht akzeptiert. Es gibt keine Alternative: Der Wandel ist unausweichlich.
Phase 4: Die rationale Zustimmung
Den Mitarbeitern wird klar, es muss sich etwas generell verändern. Eine emotionale Auseinandersetzung mit der Veränderung erfolgt noch nicht. Problemlösung findet nicht großartig statt. Man möchte eher die unangenehme Situation beenden. Es wird an unwichtigen Stellen etwas verändert, das aber nicht den erhofften Erfolg bringt. Es führt zu Frustration. Den Mitarbeitern helfen, damit sie sich mit der Veränderung auseinandersetzen.
Phase 5: Die emotionale Zustimmung
Wenn allen Beteiligten klar ist, dass es kein Weg zurückgeben wird, ist der emotionale Tiefpunkt erreicht. Die Mitarbeiter haben das Gefühl, wirklich alles versucht zu haben. Es beginnt die Verabschiedung von Althergebrachten. Es ist die verlustreichste Zeit an Leistung. Lassen Sie aber trotzdem der Trauer genügend Raum. Dies kann in Workshops oder in Einzelgesprächen erfolgen. Danach kann sich die volle Energie und Leistung auf das Neue ausrichten.
Phase 6: Frei für Neues
Jetzt ist der Weg frei für die Neuausrichtung. Die Neugier auf das Neue erwacht. Man will dabei sein. Es kann noch zu Rückschlägen kommen. Jetzt gilt es diese gut zu verarbeiten und als Erfahrung mit hohem Informationswert zu betrachten. Die Lernprozesse werden nicht nur dadurch, sondern auch mit Hilfe von Kata Management durch die Führungskräfte stabilisiert. Hier spielt die Führungskraft eine ganz wichtige Rolle.
Phase 7: Zusammenführung – die Vollendung
Mit Kata Coaching die Verbesserungsarbeit in der täglichen Arbeit der Mitarbeiter verankern. Nach einer klaren Vorgehensweise werden die Mitarbeiter zielgerichtet entwickelt, um die operativen Prozesse Schritt für Schritt zu verbessern. Dabei soll in einem bestimmten Zeitraum ein definiertes Ziel bzw. ein Ergebnis erreicht werden, damit das Unternehmen möglichst schnell von dem Verbesserungseffekt profitieren kann.
Wir benötigen also eine Routine, die uns schrittweise hilft, sich dem definierten Ziel-Zustand zu nähern und die geplanten Ergebnisse zu erreichen. Der Weg zum Ziel ist dabei nicht vorgegeben. Das Ziel wird bei einer genauen Vorgehensweise erreicht. Dabei sollte der IST- und Ziel-Zustand genau beschrieben sein. Die Führung muss Verbesserung fordern und fördern, damit sie zur täglichen Arbeit wird.
Die Erfahrung zeigt, dass sich diese Change Prozess Phasen in unterschiedlichen Ausprägungen in allen Veränderungsprojekten widerspiegeln. Es ist leichter für Unternehmen, wenn sie Veränderungsprozesse vornehmen, dass sie die emotionalen Reaktionen und Zustände ihrer Mitarbeiter im Vorfeld berücksichtigen. Um aber die Ziele der Veränderung zu erreichen, gewinnt das Kata Coaching an immer höherer Bedeutung. Denn nur wenn die angestrebten Veränderungen also die Change Prozesse wirklich in der Unternehmenskultur verankert wurde, dann können wir von einer erfolgreichen Umsetzung sprechen.
Welche Rolle spielt die Kommunikation in Change Prozessen?
Es gibt viele Situationen, die ein sofortiges Handeln auf der Unternehmensseite auslösen. Der Umsatz bricht ein, Krisensituationen und vieles mehr. Dass die Menschen Angst haben vor Veränderungen, sollte allen klar sein. Um so wichtiger ist es genau zu überlegen, wie die Kommunikation in Change Prozessen aufgebaut sein muss. Das fängt vom obersten Management über Führungskräfte bis hin zu den Mitarbeitern.
Veränderungen werden immer nur gemeinsam mit den Menschen funktionieren, um so wichtiger ist die Kommunikation in Change Prozessen. Diese Ängste vor Veränderungen haben nicht nur Mitarbeiter, sondern spielt sich auch bei den Führungskräften ab. Von dieser Überlegung ausgehend, ist es besser für Unternehmen sich bei den Change Prozesse begleiten zu lassen.
Eine gute Kommunikation in Change Prozessen beugt auch einen Leistungsabfall vor. Wenn jeder im Unternehmen nur mit sich selbst beschäftigt ist, wird ein produktives Arbeiten nicht mehr möglich sein. Deshalb ist es so wichtig eine gute Kommunikation in Change Prozessen zu den Mitarbeitern, aber auch zu den Führungskräften aufzubauen. Auf der einen Seite sie zu informieren und auf der anderen Seite sie aktiv in den Veränderungsprozess einzubinden. Denken Sie immer daran, Veränderungen gelingt nur zusammen mit den Menschen.
Change Prozesse selbst umsetzen oder lieber gemeinsam durch eine Change Prozessbegleitung?
Als Unternehmer oder Führungskräfte sind Sie auf der einen Seite sehr stark in ihr Tagesgeschäft eingebunden, auf der anderen Seite ist es wichtig, die geplanten Change Prozesse schnell umzusetzen. Und genau hier fängt für viele das Problem an. Veränderungen lassen sich nicht einfach anordnen, hier gilt es auch die Mitarbeiter und das gesamte Team so zu integrieren, dass sie sich bei diesen Change Prozessen voll mit einbringen. Und dazu zählt als einer der Erfolgsfaktoren die Kommunikation in Change Prozessen. Es bedeutet also, dass Sie als Führungskraft oder Unternehmer viel Zeit investieren müssen.
Also wäre es doch sinnvoll sich auch für die Realisierung der Change Prozesse eine Change Prozessbegleitung zu suchen, die nicht nur über praktische Erfahrung verfügt, sondern auch wichtige Werkzeuge für die Vorgehensweise beherrscht.
Ihr Nutzen von Change Prozessbegleitung
- Lassen Sei sich bei Ihren Change Prozesse begleiten und Sie erhalten als Führungskraft wertvolle Hilfe und Unterstützung, für eine schnellere und leichtere Realisierung Ihres Change-Projektes.
- Wir starten mit Ihnen gemeinsam den Change-Prozess von Anfang an gut überlegt, um mögliche Problemfelder zu reduzieren
- Change-Projekte gelingen nur gemeinsam im Team, aus diesem Grunde überlegen wir genau wie wir am besten die Kommunikation in Change Prozessen aufbauen und umsetzen, aber auch welche Herangehensweise am besten dafür geeignet ist
- Sie erreichen in einer schnelleren Zeit eine höhere Prozesssicherheit und Stabilität
