Angebotsmanagement

Angebotsmanagement – der Schlüssel zum Erfolg liegt im Vertrieb

Angebotsmanagement funktioniert nur dann, wenn Sie Ihre Kunden und deren Bedürfnisse genau kennen. Und das fängt bereits bei der Kommunikation, Produktkenntnisse und Verhandlungsgeschick des klassischen Vertriebs, aber auch  beim Vertriebsinnendienst und Inside Sales an.

Sie entscheiden mit darüber, ob das Unternehmen die Angebotszusage erhält. Ihre Mannschaft erstellt viele Angebote, aber die Abschlussquote ist einfach zu gering? Dann sollten Sie sich unbedingt mit dem professionellen Angebotsmanagement beschäftigen und Ihren Umsatz um ein Vielfaches steigern. Ein gut umgesetztes Angebotsmanagement, ist der Schlüssel zum Erfolg im Vertrieb.

Angebotsmanagement Definition

Im Angebotsmanagement ist genau festgelegt, welche Aufgabenbereiche involviert sind, um die deklarierte Leistung zu erfüllen. Dies betrifft industrielle Produkte genauso wie auch Dienstleistungen. Die Angebotsmanagement Definition betrifft alle Unternehmensbereiche, die mit der Angebotserstellung beauftragt sind, aber auch angrenzende Bereiche, die die Angebotsverfolgung übernehmen und für die Realisierung des Angebotes zuständig sind, wenn es dann zum Auftrag kommt. Die Angebotsmanagement Definition umfasst somit sämtliche Aktivitäten, die von der Angebotsanfrage bis zur Umsetzung des Auftrages nötig sind. Dazu können z.B. gehören: Kalkulation, Einkauf, Konstruktion, Entwicklung, Arbeitsvorbereitung, Beschaffung, Fertigung, Montage, aber auch der Vertrieb und die Finanzbuchhaltung.

Wie erhalten Sie mehr Zusagen für Ihre Angebote?

Warum die Abschlussquote nicht stimmt, kann ganz unterschiedliche Gründe haben. Es mangelt dabei nicht an der Nachfrage, sondern an der Umsetzung im Vertrieb. Vielleicht wird zu viel Aufwand für einen komplizierten Kleinstauftrag betrieben oder einfach nur nicht nachgefasst.

Wenn die Angebotsprozess Phasen im Angebotsmanagement stimmen und Sie Ihre Angebote konsequent nachfassen, dann können Sie mit wenig Aufwand Ihre Abschlussquote enorm steigern.

Angebotsmanagement

Angebotsprozess Phasen und die drei Schritte:

Angebotsvorbereitung

  • Anforderungen des Kunden zusammenstellen
  • Machbarkeitsmatrix erstellen, internen Ressourcen abgleichen
  • Anfrage des Kunden bewerten

Angebotserstellung

  • Bündelung aller Informationen aus den verschiedenen Bereichen
  • Lösungsfindung für das Kundenproblem
  • Abstimmung des Liefertermins
  • Durchführung der Preiskalkulation
  • Juristische Abstimmung, wie z.B. Einhaltung der Gesetzesvorlagen
  • Angebot erstellen und an den Kunden übermitteln

Angebotsnachbereitung

  • Angebotsnachverfolgung zielgerichtet durchführen
  • Rückfragen klären, Änderungswünsche vornehmen
  • Bearbeitungsstand überprüfen sowie Kontakt zum Kunden halten
  • Gründe für die Angebotsabsage ermitteln
  • Stärken und Schwächen des Prozesses analysieren
  • Angebotsprozess Phasen mit den gewonnenen Kenntnissen nachhaltig optimieren

Warum liegt der Erfolg im Vertrieb beim Angebotsmanagement?

Alle Aufgaben im Angebotsmanagement laufen zum Schluss im Vertrieb zusammen. Hier wird nicht nur alles koordiniert, sondern die wichtige Kommunikation zum Kunden findet ausschließlich über den Vertrieb statt. Je nach Angebotsprozess Phasen sind hier unterschiedliche Mitarbeiter involviert. Das kann der Außendienst selbst sein, sowohl der Vertriebsinnendienst, genauso aber auch das Inside Sales Team kann diese wertvolle und wichtige Aufgabe im Angebotsmanagement übernehmen.

Im Angebotsmanagement eine Angebotsanalyse durchführen

Mit dieser einfachen Angebotsanalyse können Sie sich ein professionelles Angebotsmanagement aufbauen und die involvierten Mitarbeiter für das Thema sensibilisieren und schulen.

1. Wie erzielen Sie Angebotsanfragen oder Angebotsaufforderungen?

  • (z.B. Telefon, Mail, Ladengeschäft, Verkaufsgespräch durch den Außendienst, Innendienst oder auch Inside Sales Team)?

2. Wer übernimmt die Bearbeitung der Angebotsanfragen oder Angebotsaufforderungen im Angebotsmanagement?

3. Nur bei aufwändigen Angeboten:

  • Wie hoch ist die Chance, den Auftrag zu erhalten? Ihnen stehen nur bestimmte Ressourcen zur Verfügung, wie hier mit umgehen?
  • Dazu helfen drei Punkte: Der Kunde hat jetzt Bedarf und ist bereit eine Entscheidung zu treffen und Ihr Angebot löst sein Problem am besten (Die Chancen stehen gut).
  • Der Kunde kennt Sie bereits als Anbieter, aber es werden noch weitere Angebote parallel eingeholt? (Die Chancen stehen fifty/fifty).
  • Oder der Kunde hat einen festen Lieferanten und wollte nur die Preise bei seinem Stammlieferanten drücken (Die Chancen stehen gleich null, dieser Auftrag ist nicht zu gewinnen.)

4. Wie weit geht Ihr Unternehmen auf die Kundenwünsche ein?

5. Werden die Angebote nachgefasst?

Was steckt hinter einer Angebotsanforderung?

  • Es besteht Interesse, aber der Kunde hat noch keinen akuten Bedarf. Angebote werden für den späteren Ernstfall eingeholt.
  • Man möchte Preisvergleiche zum bestehenden Lieferanten
  • Es gibt die Vorlage, dass mehrere Angebote eingeholt werden müssen
  • Es besteht akuter Bedarf

Typische Fehler beim Angebotsmanagement

Es gibt viele Gründe, weshalb sich Kunden auf Angebote nicht melden. Dabei sind es Gründe, die sich auch leicht abstellen lassen. Aber leider fühlen sich die wenigsten dafür zuständig. Überlegen Sie: Ein Kunde muss zu einer Entscheidung geführt werden, und das kann nur in einem Gespräch erfolgen. Und eine weitere Überlegung: Die Ressource Zeit im Angebotsmanagement – also die Dauer für die Angebotserstellung – sollte nicht umsonst gewesen sein.

  1. Der Kunde konnte seine Wünsche im Angebot nicht wiederfinden, für ihn war es nur Standard. Das Angebot hat nicht den Punkt getroffen, damit es zu einer schnellen Entscheidung beitragen konnte.
  2. Andere Projekte wurden auf einmal wichtiger und ihr Angebot ging in Vergessenheit.
  3. Die Entscheidung verzögert sich um Tage oder Wochen, da in einem Gremium entschieden werden soll.
  4. Ihr Kunde meldet sich nicht, da er testen will wie hoch das Engagement des Anbieters ist.

Der Hauptgrund liegt zu 99 % immer beim Nachfassen und somit gewinnt das Nachfassen im Angebotsmanagement immer mehr an Bedeutung.

Angebotsmanagement

Der Unterschied liegt in der telefonischen Angebotsverfolgung

Wer seine Hauptzeit mit der Angebotserstellung verbringt, der kommt gerne mit der Alibi-Ausrede: „Ich habe keine Zeit, auch noch die Angebote nach zu telefonieren. Wenn der Kunde will, dann meldet er sich schon“. Leider fatal, wenn der Wettbewerb konsequent nachfasst, dann wird er auch den Zuschlag erhalten. Ins Angebotsmanagement gehört als fester Bestandteil die Nachverfolgung der Angebote.

Wie also das Angebot nachfassen?

Es lässt sich nicht pauschal sagen, wann die beste Zeit ist um nachzufassen. Aber lieber zu früh als zu spät.

  1. Es ist nichts vereinbart worden: Dann 3 bis 7 Tage nach dem Angebotsversand nachfassen.
  2. Sie haben die Information vom Kunden, dass er Sie innerhalb einer bestimmten Zeit kontaktieren wird und er ruft Sie aber nicht an, dann geben Sie noch 3 – 5 Tage dazu und melden sich selbst.
  3. Sie haben dem Kunden versprochen ihn an einem bestimmten Datum anzurufen. Um Ihre Verlässlichkeit zu zeigen, tun Sie es auch.

Und daraus erfolgen dann die weiteren Nachfasstelefonate.

Wie kann eine grobe Struktur für das telefonische Nachfassen im Angebotsmanagement aussehen?

  • Einstieg: Begrüßung, Vorstellung, Bezug zum Angebot nehmen
  • Kontakt herstellen und Beziehung aufbauen: Sicherstellen, dass die Anforderungen richtig sind
  • Überleitung zum Angebot: Nutzen ableiten – welchen Nutzen hat Ihr Kunden, wenn er sich für Ihre Lösung oder Ihr Produkt entscheidet?
  • Abschlussgespräch: Feste Vereinbarungen treffen (Kauf, nächstes Telefonat, Angebot überarbeiten und verschicken, Entscheidungsprozess, usw.)
  • Wichtig: Die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt stellen. Gerade der kleine Unterschied macht es am Ende aus. Auch der Kunde wird es Ihnen danken, dass Sie ihm zu einer guten Entscheidung und Lösung verholfen haben.

Weshalb ist es so wichtig, im Angebotsmanagement die Absagegründe zu ermitteln?

Sie werden nicht jeden Auftrag erhalten. Aber die Auftragsquote, die können Sie verbessern. Und dazu gehören auch im Auftragsmanagement die genauen Absagegründe zu ermitteln.

  • Es lassen sich viele Rückschlüsse erzielen für das Marketing, Produktentwicklung, Prozessmanagement, Vertrieb und für das Management erzielen.
  • Ein zu teuer wird gerne von Kunden vorgeschoben, da sie genau wissen, dass der Vertrieb hier nicht mehr nachfragt.
  • Ein zu teuer sollte kein Vertrieb so stehen lassen. Es sollte die Frage kommen: „Und was darüber hinaus war noch wichtig?“
  • Sie benötigen die genauen Gründe und die muss der Vertrieb erfragen.
  • War es die Qualität, der Liefertermin, das Dispositionsverfahren, ein besonderes USP…?
  • Fazit: Angebotsmanagement ohne die genauen Absagegründe zu kennen, funktioniert auf die Dauer nicht. Zu einem guten Angebotsmanagement gehört auch die Angebotsprozess Phasen zu optimieren.

Warum Mitarbeiter qualifizieren?

Beim Nachfassen der Angebote gibt es eine ganze Reihe Dinge, die zu beherzigen sind, damit sich auch der Erfolg einstellt. Die Angebote einfach irgendeinem Mitarbeiter zu übergeben, ist zu kurz gedacht. Oft spielt der Zeitpunkt, die Rhetorik (wie und was sage ich wann), auf Einwände eingehen und vieles mehr eine entscheidende Rolle. Aber hier auch gleich die gute Nachricht. Angebote nachfassen, das kann man lernen. Deshalb sollte auch die Qualifikation zum Angebotsmanagement gehören. Die richtige Umsetzung lernen Sie in unserem Präsenzseminar: Angebote erfolgreich nachfassen – mehr Aufträge, mehr Umsatz, mehr Profit oder auch alternativ das Online Seminar: Angebot nachfassen – so erhalten Sie den Zuschlag. Beide Varianten sind auch als Inhouse möglich.

Fazit: Nachfassen und dranbleiben bis zum Abschluss

Viele Aufträge gehen verloren, weil auf der einen Seite das Auftragsmanagement uneffektiv ist. Auf der anderen Seite, weil sich für die Auftragsnachverfolgung innerhalb des Angebotsmanagement keiner zuständig fühlt. Entscheidend ist aber richtig zu telefonieren und es die richtigen Mitarbeiter tun zu lassen. Damit auch Sie mit Ihrem Angebotsmanagement – Ihre Abschlussquoten steigern.

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