5S Methode

Woher kommt eigentlich die 5s Methode?

5s Methode ist ur­sprüng­lich entstan­den durch die Ein­füh­rung von Kai­zen (kon­ti­nu­ier­li­cher Ver­bes­se­rungs­pro­zess) bei To­yo­ta. To­yo­ta hat die­se 5s Me­tho­de zum Stan­dard in ih­rer Pro­duk­ti­on ge­macht. Die­se 5s Me­tho­de wird nicht nur in der Pro­duk­ti­on, son­dern auch im Of­fice bzw. in der Ver­wal­tung er­folg­reich ge­nutzt. Um es kurz zu machen, woher eigentlich die 5S Methode kommt: von Toyota.

Die 5s Me­tho­de bes­teht aus 5 ein­zel­ne Ar­beits­schrit­te, die ein­ge­setzt wer­den, um Pro­zes­se und Ar­beits­um­ge­bung zu op­ti­mie­ren. Lean Ma­na­ge­ment oder Lean Of­fice greift die­se be­währ­te 5s Me­tho­de auf und setzt sie er­folg­reich in der Ver­wal­tung um.

Die ein­zel­nen S’s ste­hen für ja­pa­ni­sche Be­grif­fe wie Sei­ri, Sei­ton, Sei­so, Sei­ket­su und Shit­su­ke. In Deutsch­land ist es aber üb­lich, die Be­grif­fe der 5s Me­tho­de ins Deut­sche zu über­tra­gen.

Die 5s Methode und die Be­griff­lich­keit der ein­zel­nen S’s

Die 5s Me­tho­de ist ein un­kom­pli­zier­tes Sys­tem, das schnell zu sicht­ba­ren Er­fol­gen führt. Das 5s Pro­gramm lie­fert Vor­tei­le so­wohl für das Un­ter­neh­men, das Ma­na­ge­ment als auch für den ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter an sei­nem Ar­beit­platz. Schau­en wir uns zu­nächst an, was das 5s Pro­gramm ent­hält und wo­für die ein­zel­nen Tools der 5s Me­tho­de ste­hen.

Das 1. S steht für „Sor­tie­ren“. Sor­tie­re aus und ent­le­di­ge dich von un­nö­ti­gen Din­gen.

Das 2. S steht für „Sys­tem­ati­sche Ord­nung“. Schaf­fe an dei­nem Ar­beit­platz sys­te­ma­tisch Ord­nung.

Das 3. S steht für „Sau­ber hal­ten“. Je­der ist für sei­nen ei­ge­nen Ar­beits­platz ver­ant­wort­lich – also hal­te dei­nen Ar­beits­platz sau­ber.

Das 4. S steht für „Stan­dard­isie­ren“. Ent­schei­de dich im Team für ver­bind­li­che Stan­dards und Re­geln.

Das 5. S steht für „Selbst­dis­zip­lin“. Hal­te die Re­geln ein und ar­bei­te an ei­ner kon­ti­nu­ier­li­chen Ver­bes­se­rung.

5s Ar­beits­platz ist ein we­sent­li­cher Best­and­teil von Lean Of­fice

Um Ver­schwen­dung in der Ver­wal­tung zu eli­mi­nie­ren, ist es sinn­voll, Lean Ma­na­ge­ment ein­zu­füh­ren und zu­nächst im­mer mit der 5s Me­tho­de zu star­ten. Der Be­ginn ist im­mer der ei­ge­ne Ar­beit­platz. Denn wie soll ef­fek­tiv ge­ar­bei­tet wer­den, wenn am ei­ge­nen Ar­beits­platz Cha­os herrscht. Wie heißt es so schön: Je­der hat Zeit zum Su­chen aber kei­ner hat Zeit zum Auf­räu­men. Die ers­ten 3s vom 5s Pro­gramm sind mehr als das jähr­li­che vor­weih­nacht­li­che Auf­räu­men, hier wird der Grund­stein für alle wei­te­ren Op­ti­mie­run­gen und Ver­bes­se­run­gen ge­legt, be­vor Stan­dards (das 4. S aus dem 5s Pro­gramm) festge­legt, ein­ge­führt und als fes­ten Bestand­teil der täg­li­chen Ar­beit ver­an­kert wer­den.

Ein­füh­rung 5S und wie wei­ter?

Im Lean Ma­na­ge­ment 5s er­le­ben wir im­mer wie­der, wie be­geis­tert die Mit­ar­bei­ter mit­ma­chen. Das Un­ter­neh­men stellt Zeit zur Ver­fü­gung und die Mit­ar­bei­ter be­tei­li­gen sich ak­tiv bei der di­rek­ten Um­set­zung. Mit­ar­bei­ter kön­nen ih­ren Teil dazu bei­tra­gen. Beim ers­ten Work­shop ist es wich­tig, gleich zu Be­ginn zu er­klä­ren, was Lean Ma­na­ge­ment für sie be­deu­tet. Die Mit­ar­bei­ter ver­ste­hen sehr gut, dass es hier da­rum geht, Zeit zu ge­win­nen. Zeit, die für die Kun­den in­ves­tiert wer­den soll. Also muss am ei­ge­nen Ar­beit­platz, bei den Ab­läu­fen und Pro­zes­sen et­was pas­sie­ren. Ge­star­tet wird im­mer am ei­ge­nen Ar­beit­platz. Also er­folgt hier gleich eine Ein­füh­rung 5s. Im ers­ten Mo­dul wer­den die ers­ten zwei S’s aus dem 5s Pro­gramm um­ge­setzt. In den nächs­ten Work­shops geht es dann um die Stan­dards, Pro­zes­se und Ab­läu­fe und um Vi­su­a­li­sie­rung und Team­ta­fel.

Fa­zit: Das 5s Pro­gramm ist eine er­folg­rei­che Me­tho­de, mit der sich je­des Un­ter­neh­men be­schäf­ti­gen soll­te und das al­len Qua­li­täts­pro­zes­sen vor­ge­schal­tet sein muss.