5S-Methode ist ursprünglich entstanden durch die Einführung von Kaizen (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bei Toyota. Toyota hat diese 5S-Methode zum Standard in seiner Produktion gemacht. Diese 5S-Methode wird nicht nur in der Produktion, sondern auch im Office bzw. in der Verwaltung als 5S am Arbeitsplatz erfolgreich genutzt. Um es kurz zu machen, woher eigentlich die 5S-Methode kommt: von Toyota.
5S-Methode Definition
Die 5S-Methode besteht aus 5 einzelne Arbeitsschritte, die eingesetzt werden, um Prozesse und Arbeitsumgebung zu optimieren. Lean Management oder Lean Office greift diese bewährte 5S-Methode auf und setzt sie erfolgreich in der Verwaltung um. Die einzelnen S’s stehen für japanische Begriffe wie Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. In Deutschland ist es aber üblich, die Begriffe der 5S-Methode am Arbeitsplatz ins Deutsche zu übertragen.
Die 5S-Methode und die Begrifflichkeit der einzelnen S’s
Die 5S-Methode ist ein unkompliziertes System, das schnell zu sichtbaren Erfolgen führt. Die 5S-Methode am Arbeitsplatz liefert Vorteile sowohl für das Unternehmen, das Management als auch für den einzelnen Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz. Schauen wir uns zunächst an, was das 5S Programm enthält und wofür die einzelnen Tools der 5S-Methode stehen.
Das 1. S steht für „Sortieren“. Sortiere aus und entledige dich von unnötigen Dingen.
Das 2. S steht für „Systematische Ordnung“. Schaffe an deinem Arbeitplatz systematisch Ordnung.
Das 3. S steht für „Sauber halten“. Jeder ist für seinen eigenen Arbeitsplatz verantwortlich – also halte deinen Arbeitsplatz sauber.
Das 4. S steht für „Standardisieren“. Entscheide dich im Team für verbindliche Standards und Regeln.
Das 5. S steht für „Selbstdisziplin“. Halte die Regeln ein und arbeite an einer kontinuierlichen Verbesserung.
5S am Arbeitsplatz ist ein wesentlicher Bestandteil von Lean Office
Um Verschwendung in der Verwaltung zu eliminieren, ist es sinnvoll, Lean Management einzuführen und zunächst immer mit der 5S-Methode am Arbeitsplatz zu starten. Der Beginn ist immer der eigene Arbeitsplatz. Denn wie soll effektiv gearbeitet werden, wenn am eigenen Arbeitsplatz Chaos herrscht. Wie heißt es so schön: Jeder hat Zeit zum Suchen aber keiner hat Zeit zum Aufräumen. Die ersten 3S von der 5S-Methode am Arbeitsplatz sind mehr als das jährliche vorweihnachtliche Aufräumen, hier wird der Grundstein für alle weiteren Optimierungen und Verbesserungen gelegt, bevor Standards (das 4. S aus der 5S am Arbeitsplatz) festgelegt, eingeführt und als festen Bestandteil der täglichen Arbeit verankert werden.
Einführung der 5S-Methode Arbeitsplatz und wie weiter?
Im Lean Management erleben wir bei der Umsetzung der 5S-Methode Arbeitsplatz immer wieder, wie begeistert die Mitarbeiter mitmachen. Das Unternehmen stellt Zeit zur Verfügung und die Mitarbeiter beteiligen sich aktiv bei der direkten Umsetzung von 5S am Arbeitsplatz. Mitarbeiter können ihren Teil dazu beitragen. Beim ersten Workshop ist es wichtig, gleich zu Beginn zu erklären, was Lean Management für sie bedeutet. Die Mitarbeiter verstehen sehr gut, dass es hier darum geht, Zeit zu gewinnen. Zeit, die für die Kunden investiert werden soll. Also muss am eigenen Arbeitsplatz, bei den Abläufen und Prozessen etwas passieren.
Gestartet wird immer am eigenen Arbeitsplatz, wenn es mit der Umsetzung der 5S-Methode Arbeitsplatz los geht. Also erfolgt hier gleich eine Einführung von 5S Büro. Im ersten Modul werden die ersten zwei S’s aus 5S am Arbeitsplatz umgesetzt. In den nächsten Workshops geht es dann um die Standards, Prozesse und Abläufe und um Visualisierung und Teamtafel aus der 5S-Methode Arbeitsplatz.
Fazit: 5S am Arbeitsplatz ist eine erfolgreiche Methode, mit der sich jedes Unternehmen beschäftigen sollte und das allen Qualitätsprozessen vorgeschaltet sein muss. Die 5S-Methode Infografik gibt Ihnen einen direkten Überblick.
Ein Beispiel wie es im Büro nicht aussehen sollte!
5S am Arbeitsplatz – der qualitative Arbeitsplatz
Was wünschen sich Führungskräfte und Mitarbeiter, die in ihrem Arbeitsumfeld über einen Schreibtisch verfügen? Er sollte hell, freundlich und zweckmäßig sein, ergonomisch gut aufgebaut sein, aber auch die Privatsphäre sollte eingehalten werden.
Aber was ist mit den vielen Akten, Aufgaben, Ordnern, Post- und Unterschriftsmappen? Wie sollte hier die Anordnung sein? Es gibt bestimmt viele Ideen und Tipps, aber die beste und sinnvollste Methode, die wir kennengelernt haben ist immer noch die 5S-Methode Arbeitsplatz, d.h. 5S am Arbeitsplatz aufbauen.
Wodurch zeichnet sich der qualitative Arbeitsplatz und das 5S Büro damit aus?
- Es werden alle Unterlagen in 60 Sekunden gefunden.
- 5S am Arbeitsplatz ist wie ein Cockpit aufgebaut.
- Was täglich benötigt wird, ist direkt greifbar, was wöchentlich ist etwas weiter entfernt, usw.
- Es existiert keine Doppelablage bei der 5S-Methode Arbeitsplatz
- Es wird dabei nach Archiv, Nachschlagewerke und Büroakten unterschieden.
- Alle Ordner, Akten, Hängeordner, usw. sind beschriftet.
- Die Menge an Büromaterial übersteigt bei 5S am Arbeitsplatz nicht den Bedarf von einer Woche.
- Ablagekörbchen max. 3.
- Private Dinge sind sinnvoll integriert. Auch das ist bei 5S Büro möglich
Wie wird ein 5S am Arbeitsplatz erreicht?
Das 1. S von 5S Büro sagt: Sortiere aus – entledigen, aussortieren von unnötigen Dingen. In der Praxis sieht es bei der Umsetzung der 5S-Methode Arbeitsplatz so aus, dass einmal alles aus den Schränken und Schubläden ausgeräumt wird. Es werden nur die Dinge behalten, die unbedingt nötig sind. Denn weniger ist dabei mehr. Was nicht benötigt wird fliegt raus.
Das 2. S von 5S Büro sagt: Systematische Ordnung – einordnen, aufräumen, systematisch Ordnung schaffen sowie Anordnung der notwendigen Gegenstände am richtigen Platz zur Schaffung eines optimalen und effektiven Umfeldes
Das 3. S von 5S Büro sagt: Sauber halten – eigenverantwortlich den Arbeitsplatz sauber halten. Arbeitsutensilien, Hilfsmittel wie Telefon und das Umfeld sind sauber und einsatzbereit und werden auch sauber gehalten. Das Sauberhalten bei 5S am Arbeitsplatz sollte dabei kontinuierlich stattfinden.
Das 4. S von 5S Büro sagt: Standardisieren – sich für verbindliche Standards und Regeln entscheiden im 5S Büro. Diese Regeln und Standards von 5S Büro werden gemeinsam im Team entschieden. Es gibt klare Regeln für die Ablage, Beschriftung, Anordnung der Ordner auf dem Computer, Server, Mailprogramm. Standards sind positive Regeln, Anordnungen und Verbesserungen am Arbeitsplatz, die sichtbar gemacht werden.
Das 5. S von 5S Büro sagt: Selbstdisziplin und lfd. Verbesserung – einhalten der Standards und ständig weiter verbessern. Den eigenen Arbeitsplatz laufend kontrollieren, keine Fehler annehmen, selbst keine Fehler machen und auch keine Fehler weitergeben, dann sind Sie mit 5S Büro gut unterwegs.
Welche Vorteile hat ein 5S am Arbeitsplatz?
5S Büro ist eine Methode aus dem Lean Management. Lean Management ist eine Management-Philosophie, die sich durch das ganze Unternehmen zieht. Ein 5S Büro ist hoch optimiert, d.h. durch den effektiv aufgebauten Arbeitsplatz durch die 5S-Methode kann wesentlich schneller gearbeitet werden. Die unnötigen und zeitraubenden Suchzeiten entfallen und es wird somit alles in 60 Sekunden gefunden, das gilt auch für Vertretungen beim Kollegen. Durch Standards und klare Regeln sind die Arbeitsplätze gemeinschaftlich gleich strukturiert und aufgebaut. Es ist ein leichteres und effizienteres Arbeiten durch 5S am Arbeitsplatz. Es wird mehr Zeit gewonnen, die für den Kunden benötigt wird. Überstunden werden selten.
Fazit: Ein Unternehmen, dass zukunftsorientiert ausgerichtet und kundenorientiert ist und keine Ressourcen weiter aufbauen will, ist ein 5S Büro ein muss und keine „Kann-Frage“!
Informieren Sie sich in 120 Minuten in unserem Online-Seminar: 5S Methode im Office so erreichen Sie ein Exzellenz-Programm in Ihrer Adminstration und verschaffen Sie sich einen Überblick über die 5S-Methode Arbeitsplatz.
Potenziale im Büro liegen brach! Wie ist die Situation in den Büros? 6 Wochen der Büroarbeitszeit pro Mitarbeiter wird für das Suchen von Informationen und Unterlagen verschwendet. 72 Minuten am Tag werden im Durchschnitt zur Bearbeitung von eMails benötigt. Und nur noch 13 % der Mitarbeiter im Office sind hoch motiviert. Ein Geschäftsführer einer der größten Automobilzulieferer weltweit sagte: „Wir suchen jeden verlorenen Cent in unserer Produktion und verlieren täglich Millionen in unseren Büro’s“. Wie gewinnen Sie also mehr Zeit für Ihre Kunden? Deutschland entdeckt seine Potenziale im Büro, und das geschieht durch das Umsetzen der 5S-Methode Arbeitsplatz im Büro.
Effizientes Arbeiten mit 5S am Arbeitsplatz
Die 5S-Methode Arbeitsplatz ist ein Bestandteil von Lean Management. Wer kennt nicht die Aussage: Jeder hat Zeit zum Suchen, aber keiner hat Zeit zum Aufräumen. Genau hier setzt die 5S-Methode an. Ein Arbeitsplatz mit der 5S-Methode Arbeitsplatz ist so optimiert, dass in 60 Sekunden alles gefunden wird, sogar die Vertretung. Durch Standards und klare Regeln sind die Arbeitsplätze gemeinschaftlich gleich strukturiert und aufgebaut. Es ist ein leichteres und effizienteres Arbeiten. Es wird mehr Zeit gewonnen, die für den Kunden benötigt wird. Überstunden werden selten. Und so bietet ein 5S Büro Vorteile für alle Beteiligte.
Es gibt viele Gründe für 5S am Arbeitsplatz! 5S-Methode Beispiel – aus der Praxis:
- Es steht ein Umzug an: Nicht nur Kistenpacken, sondern eine echte Veränderung in Ihrem Unternehmen vornehmen. Kommen Sie in Ihren neuen Räumen agiler, flexibler und motivierter an. Nutzen Sie diese Chance zur Veränderung mit der 5S-Methode Arbeitsplatz.
- Die Abläufe sind zu kompliziert. Der Kunde muss zu lange auf sein Angebot, auf seine Bestellung, auf Informationen, usw. warten.
- Der Innendienst soll komplett umgebaut werden. Er soll in Zukunft aktiver in den Kundenprozess einsteigen. Um mehr Zeit für den Kunden zu bekommen, ist es sinnvoll die Abläufe mit der 5S-Methode Arbeitsplatz zu verschlanken. Alles muss raus, was nicht wertschöpfend ist.
- Besseres und motivierteres Arbeiten in einem Umfeld, wo Verschwendung keine Chance hat.
- Potenziale im Büro wesentlich besser nutzen, weil sonst zu viel Zeit verloren geht. Die gewonnene Zeit, dann für den Kunden investieren.
Fazit: Die 5S-Methode Arbeitsplatz ist unverzichtbar für moderne Büros, um Mitarbeiter einzubinden, aber auch dafür, dass Unternehmen zukunftsorientiert und kundenorientiert ausgerichtet sind. Um die hochgesteckten Ziele zu erreichen und auf diesem hohen Level zu arbeiten ist die Kombination mit Kata Coaching sehr sinnvoll. Kata Coaching ist mehr als nur ein Führungsinstrument.
